SVP Executive Assistant

Albedis - Genève; Genf; On-site; CHF 110,000 - 140,000; Full time

Job summary

Albedis - Genève recherche un Assistant Exécutif expérimenté pour soutenir le Senior Vice President, Division des Services de Distribution, dans le cadre d'une mission temporaire de 3 mois à 100%.

Le candidat coordonnera les réunions, préparera les ordres du jour, prendra les procès-verbaux et assurera le suivi. Il gérera les voyages, les communications et la collaboration avec les parties prenantes à l’échelle internationale.

Qualifications

• Expérience avérée en tant qu’Assistant Exécutif ou rôle similaire de soutien à la haute direction.
• Forte discipline organisationnelle et capacité de gérer plusieurs priorités et échéances.
• Maîtrise du français et excellente maîtrise de l’anglais.
• Autonomie, discrétion et gestion d’informations sensibles.
• Esprit proactif et capacité à faire avancer le travail.
• Intérêt pour les outils numériques et l’automatisation.

Responsibilities

• Soutien exécutif: aider le Senior Vice President et gérer les priorités.
• Gestion calendriers, leadership et réunions.
• Gouvernance des concessionnaires et réunions stratégiques.
• Préparation et suivi des réunions, procès-verbaux et actions.
• Soutien aux communications internes et publications Viva Engage.
• Voyages et logistique: réservations, visas, déplacements.
• Coordination des parties prenantes et alignement régional.
• Soutien aux événements et à l’équipe, initiatives de formation.
• Innovation et amélioration continue via 365 Copilot et autres outils.

Skills

Organisation

Communication

Discrétion

Gestion multi‑priorités

Proactivité

Anglais courant

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Viva Engage

Copilot

Job description

Assistant Exécutif SVP

Description de l'entreprise

Notre client est une organisation internationale majeure avec une forte empreinte mondiale et une présence bien établie à Genève.

Pour soutenir un membre senior de son équipe de direction, nous recherchons actuellement un Assistant Exécutif expérimenté pour une mission temporaire de 3 mois à 100%

Description du poste

• Soutien Exécutif : Fournir un soutien administratif proactif au Senior Vice President, Division des Services de Distribution, en aidant à gérer les priorités, préparer les engagements clés et faire avancer les actions.

• Calendrier et Rythme Opérationnel : Gérer des calendriers complexes, les routines de leadership, la cadence des réunions et les changements d’agenda pour le Senior Vice President.

• Gouvernance des Concessionnaires et Réunions Stratégiques : Coordonner les réunions de gouvernance des concessionnaires, y compris les Conseils de Croissance des Segments, les revues de leadership, les réunions VIP et autres forums seniors impliquant les dirigeants et parties prenantes de l’entreprise.

• Préparation et Suivi des Réunions : Préparer les ordres du jour, coordonner les lectures préalables, consolider les documents, prendre les procès-verbaux et actions si nécessaire, et assurer le suivi avec les parties prenantes pour soutenir une exécution rigoureuse.

• Soutien aux Communications : Rédiger, formater, coordonner et diffuser les mises à jour internes, publications Viva Engage, communications liées aux concessionnaires, annonces et messages de leadership au nom du Senior Vice President.

• Voyages et Logistique : Gérer les réservations de voyage de bout en bout, hébergement, lettres de visa, logistique des réunions, déplacements d’équipe, réunions élargies, événements régionaux ou divisionnaires, et accueil des visiteurs pour le Senior Vice President.

• Coordination des Parties Prenantes : Travailler en étroite collaboration avec d’autres assistants exécutifs, assistants des concessionnaires, équipes internes et parties prenantes régionales pour assurer l’alignement, la réactivité et une expérience professionnelle pour tous les participants.

• Soutien aux Événements et à l’Équipe : Soutenir les réunions générales de division, les réunions et événements de leadership élargis, les célébrations d’équipe et certaines initiatives de formation ou de développement.

• Innovation et Amélioration Continue : Utiliser des outils tels que Microsoft 365 Copilot, SharePoint, Viva Engage et d’autres solutions numériques pour simplifier le travail, automatiser les tâches répétitives, améliorer la qualité des documents et rendre les processus administratifs plus rapides et fiables. Le Plan Stratégique pour une Croissance Rentable met l’accent sur la transformation de notre manière de travailler grâce à des processus simplifiés, standardisés et assistés par la technologie.

Profil recherché

• Expérience avérée en tant qu’Assistant Exécutif ou rôle similaire de soutien à la haute direction.
• Forte discipline organisationnelle, avec la capacité de gérer plusieurs priorités, échéances, parties prenantes et changements de dernière minute sans perdre en précision.
• Francophone. Excellente maîtrise écrite et orale de l’anglais. Toute langue supplémentaire est un atout majeur.
• Excellentes compétences en communication, avec la capacité d’interagir professionnellement avec les dirigeants seniors, les équipes internes, les représentants concessionnaires de l’entreprise et les visiteurs externes.
• Grande attention aux détails, bon jugement, discrétion et capacité à gérer les informations confidentielles ou sensibles de manière appropriée.
• Esprit proactif, avec la confiance nécessaire pour anticiper les besoins, identifier les lacunes, assurer un suivi constructif et faire avancer le travail.
• Curiosité pour les outils numériques, l’automatisation et les méthodes de travail plus intelligentes, notamment les outils Microsoft 365, SharePoint, Viva Engage et Copilot.
• Aisance à travailler dans un environnement international, multiculturel et dynamique.

Compétences requises :

• Précision et Attention aux Détails : Réalise le travail avec rigueur, vérifie soigneusement les résultats et protège la qualité des communications et documents exécutifs.
• Collaboration : Travaille de manière constructive à travers les équipes, fonctions, pays et groupes de parties prenantes pour soutenir des résultats partagés.
• Communication Efficace : Communique clairement, professionnellement et avec le niveau d’urgence approprié.
• Flexibilité et Adaptabilité : S’adapte rapidement aux priorités changeantes, aux agendas des dirigeants, aux besoins de voyage et aux attentes des parties prenantes.
• Gestion de Multiples Priorités : Équilibre les demandes concurrentes tout en maintenant les actions clés, réunions et échéances sur la bonne voie.
• Résolution de Problèmes : Utilise un jugement pratique pour identifier les problèmes, proposer des solutions et éliminer les frictions dans les opérations quotidiennes.
• Curiosité Digitale : Recherche des opportunités pour simplifier, automatiser et améliorer les processus administratifs en utilisant les outils disponibles.