Surveillant-éducateur (H/F/X)

Ville de Wavre - Ville de Wavre; Wavre; Sur place; CHF 28 000 - 39 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Wavre recherche un(e) agent administratif(ve) pour soutenir l’académie et la gestion des élèves. Vous accueillerez professeurs, parents et élèves, inscrirez les élèves et maintiendrez les dossiers et les bilans administratifs.

Vous participerez aussi à l’organisation pratique des activités, à la tenue des documents de réunion et à la communication par courrier et réseau social.

Qualifications

• Accueil et renseigner les professeurs, parents et élèves.
• Tenir les dossiers des élèves et classer des documents pour la vérification.
• Assurer la communication par mails et téléphone.

Responsabilités

• Ouvrir et fermer l’Académie : contrôle des portes et des lumières.
• Tenir les comptes du minerval et rédiger des comptes-rendus des réunions du conseil des études.
• Gérer les billets/affiches pour les spectacles et événements et diffuser l’information sur les réseaux sociaux.

Connaissances

Accueil et communication

Gestion des dossiers

Rédaction de documents

Formation

Aucune exigence spécifique

Outils

Logiciels informatiques

Description du poste

Tâches administratives :

• Ouvrir et fermer l’Académie : contrôle des portes et des lumières.
• Accueillir et renseigner les professeurs, parents et élèves.
• Inscrire des élèves.
• Tenir les dossiers des élèves et classer des documents pour la vérification.
• Tenir les comptes du minerval.
• Rédiger des comptes-rendus des réunions du conseil des études.
• Tenir le registre des maladies et de l’annexe 11 de la FWB.
• Gérer des auditions : inviter les membres du jury et préparer des documents à leur faire remplir, mettre en page les programmes d’audition.
• Statistiques : préparer des documents pour l’administration.
• Rédiger des courriers divers.
• Assurer la communication par mails, téléphone, courriers.
• Assurer les contrôles des présences et des motifs d’absence des élèves.
• Utiliser des logiciels informatiques et assurer les mises à jour du site web.

Gestion éducative :

• Pouvoir prendre en charge un élève ou un groupe d’élèves.
• Gérer l’aspect relationnel entre élèves.
• Favoriser le dialogue entre les élèves, les professeurs et les parents.

Gestion des locaux :

• Gérer l’occupation des locaux par les professeurs en tenant compte des événements qui se présentent (remise de cours, concerts, auditions …).

Spectacles et événements :

• Récolter des informations utiles au programme auprès des professeurs.
• Préparation : concevoir des affiches, flyers, publicités, préparation de programmes et des tickets, de la caisse.
• Diffuser : invitations et communication sur les réseaux sociaux.
• Assurer la gestion des achats liés aux événements : catering, matériel nécessaire en coulisses…
• Organisation pratique : Installer des lieux de spectacle (décoration, implantation …).
• Jour d’évènement : coordonner avec la direction ; gérer les entrées et la caisse.
• Réaliser des programmes papier ou power point.

Gestion des achats :

• Gérer des bons de commande pour la Ville de Wavre.
• Commander des consommables : Informatique, papier, matériel de bureau.
• Rechercher des prix et des matériels pour établir le budget extraordinaire.