Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Kanton Solothurn; Bern; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Part time

Benefits offered by this job

Jahresarbeitszeitmodell

Teilzeitarbeit möglich

Mobiles Arbeiten

GAV-Anstellungsbedingungen

Lohngleichheit

Treueprämien

Mutterschaftsurlaub 16 Wochen

Vaterschaftsurlaub 2 Wochen

Kinderbetreuungsbeiträge

Weiterbildungen

Job summary

SO sucht eine/n Stv. Leiter/in Administration am Standort Solothurn.

Sie vertreten die Leiterin der Abteilung Administration, übernehmen Sekretariatsaufgaben, koordinieren Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte und unterstützen die HR-Assistenz im Departementssekretariat. Zusätzlich betreuen Sie die elektronische Geschäftsverwaltung, arbeiten im Kreditorenworkflow mit und erstellen Schulungsmaterialien für Anwendungen.

Qualifications

• Kaufmännischer Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in.
• Mittelschulbildung oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in öffentlicher Verwaltung.

Responsibilities

• Stellvertretung der Abteilungsleiterin Administration wahrnehmen und allgemeine Sekretariatsarbeiten erledigen.
• Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte des Departements sowie Prüfung der Anträge an den Regierungsrat.
• HR-Assistenz unterstützen Leitung des Departementssekretariats mit rund 50 Mitarbeitenden.
• Elektronische Geschäftsverwaltung betreuen und Kreditorenworkflow bearbeiten.
• Tutorials/Anleitungen erstellen und Mitarbeitende schulen.

Skills

HR-Assistenz

Textkompetenz

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Diskretion

IT-Affinität

Education

kaufmännischer Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in

Mittelschulbildung bzw. gleichwertige Ausbildung

HR-SE Zertifikat (Human Resources Swiss Exam)

Tools

CMI Axioma

Job description

Das Departementssekretariat ist die Stabsstelle und das Dienstleistungszentrum des Departements des Innern. Es gliedert sich in die Abteilungen Administration, Rechtsdienst, Controlling und Digitalisierung, Kommunikation, Swisslos-Fonds und die Oberämter. Es unterstützt und berät die Departementsvorsteherin und erbringt Querschnittsaufgaben für die fünf Ämter des Departements. Für die Abteilung Administration suchen wir per 01.03.2027 oder nach Vereinbarung am Standort Solothurn eine/-n Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%.

Ihre Verantwortung

• Sie stellen die Stellvertretung der Leiterin der Abteilung Administration mit vier Mitarbeitenden sicher und nehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten (inkl. Telefon- und Schalterdienst) wahr.
• Die Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte des Departements sowie die redaktionelle und formelle Prüfung der Anträge an den Regierungsrat gehören zu Ihren Hauptaufgaben.
• Als HR-Assistenz unterstützen Sie die Departementssekretärin in der Leitung des Departementssekretariats mit rund 50 Mitarbeitenden.
• Sie betreuen die elektronische Geschäftsverwaltung des Departements und nehmen Aufgaben im Rahmen des Kreditorenworkflows wahr.
• Das Erstellen von Tutorials und Anleitungen für elektronische Anwendungen und Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden in deren Anwendung sind Teil Ihrer Aufgaben.

Ihr Profil

• Sie verfügen über einen kaufmännischen Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in, eine abgeschlossene Mittelschulbildung oder eine gleichwertige Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung und kennen die öffentliche Verwaltung.
• Als HR-Assistenz verfügen Sie über die Zusatzausbildung als HR-Assistent/-in mit Zertifikat Human Resources Swiss Exam (HRSE) oder sind bereit, diese Zusatzausbildung berufsbegleitend zu absolvieren.
• Sie sind eine dienstleistungsorientierte Person mit rascher Auffassungsgabe, stilsicher in der Abfassung von Texten, verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten, sind belastbar, flexibel und arbeiten exakt.
• Teamfähigkeit, Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit zeichnen Sie aus.
• IT-Affinität sowie Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen, wie beispielsweise CMI Axioma, runden Ihr Profil ab.

• Förderung der persönlichen Work-Life-Balance durch ein Jahresarbeitszeitmodell
• Teilzeitarbeit, auch im Kader
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Fortschrittliche Anstellungsbedingungen auf Basis eines GAV
• Lohngleichheit zwischen Mann und Frau
• Treueprämien
• 16 Wochen Mutterschaftsurlaub bei vollem Lohn
• 2 Wochen Vaterschaftsurlaub
• Finanzielle Beiträge zur Kinderbetreuung
• Umfassendes Angebot an internen und externen Weiterbildungen

Fragen?

Carole Saladin
Leiterin Administration
032 627 93 61

Mit Engagement bewegen. – Das ist die Chance, in einer sinnstiftenden Tätigkeit von politischer und gesellschaftlicher Relevanz, Verantwortung zu tragen und mit dem eigenen Abdruck nachhaltige Entwicklungen für Bevölkerung und Wirtschaft zu bewegen. Hinter diesem Versprechen steht der Kanton Solothurn mit unzähligen Möglichkeiten, einer erlebbaren Flexibilität und einer Stabilität im Arbeitsumfeld.