Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Kanton Solothurn; Bezirk Solothurn; On-site; CHF 120,000 - 160,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahresarbeitszeitmodell

Teilzeitarbeit möglich

mobiles Arbeiten

GAV‑basierte Anstellungsbedingungen

16 Wochen Mutterschaftsurlaub

2 Wochen Vaterschaftsurlaub

Weiterbildungen und FHNW‑Führungsausbl

Pensionskasse und Sozialleistungen

12 Monate Lohnfortzahlung im Krankungs

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

Der Kanton Solothurn sucht eine/n Stv. Leiter/-in Administration für das Departementssekretariat des Innern am Standort Solothurn.

Sie übernehmen die Stellvertretung der Abteilungsleitung Administration, erledigen Sekretariatsaufgaben und unterstützen HR-Agenden in einem dynamischen Umfeld. Sie arbeiten eng mit vier Mitarbeitenden zusammen, koordinieren Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte und betreuen die elektronische Geschäftsverwaltung.

Qualifications

• Sie verfügen über einen kaufmännischen Lehrabschluss mit Zusatz als Direktionsassistent/in, eine abgeschlossene Mittelschulbildung oder gleichwertige Ausbildung.
• Sie besitzen idealerweise eine HR‑Assistenz‑Zusatzausbildung mit HRSE‑Zertifikat oder Bereitschaft zur berufsbegleitenden Ausbildung.

Responsibilities

• Stellvertretung der Abteilungsleiterin Administration mit vier Mitarbeitenden übernehmen und allgemeine Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.
• Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte des Departements sowie Prüfung von Anträgen an den Regierungsrat.
• HR‑Assistenz unterstützen bei der Leitung des Departementssekretariats mit ca. 50 Mitarbeitenden.
• Bearbeiten der elektronischen Geschäftsverwaltung und Kreditorenworkflows.
• Erstellen von Tutorials und Schulungen für elektronische Anwendungen und Prozesse.

Skills

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Genauigkeit

Diskretion

IT‑Affinität

Education

Kaufmännischer Lehrabschluss mit Zusatz Direktionsassistent/in

HR‑Assistent/in Zertifikat HRSE oder Bereitschaft zur Ausbildung

Mittelschulbildung oder gleichwertige Ausbildung

Tools

CMI Axioma

Job description

Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Mit Engagement bewegen. – Das ist die Chance, in einer sinnstiftenden Tätigkeit von politischer und gesellschaftlicher Relevanz, Verantwortung zu tragen und mit dem eigenen Abdruck nachhaltige Entwicklungen für Bevölkerung und Wirtschaft zu bewegen. Hinter diesem Versprechen steht der Kanton Solothurn mit unzähligen Möglichkeiten, einer erlebbaren Flexibilität und einer Stabilität im Arbeitsumfeld.

Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Das Departementssekretariat ist die Stabsstelle und das Dienstleistungszentrum des Departements des Innern. Es gliedert sich in die Abteilungen Administration, Rechtsdienst, Controlling und Digitalisierung, Kommunikation, Swisslos-Fonds und die Oberämter. Es unterstützt und berät die Departementsvorsteherin und erbringt Querschnittsaufgaben für die fünf Ämter des Departements. Für die Abteilung Administration suchen wir per 01.03.2027 oder nach Vereinbarung am Standort Solothurn eine/-n Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%.

Ihre Verantwortung

• Sie stellen die Stellvertretung der Leiterin der Abteilung Administration mit vier Mitarbeitenden sicher und nehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten (inkl. Telefon- und Schalterdienst) wahr.
• Die Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte des Departements sowie die redaktionelle und formelle Prüfung der Anträge an den Regierungsrat gehören zu Ihren Hauptaufgaben.
• Als HR-Assistenz unterstützen Sie die Departementssekretärin in der Leitung des Departementssekretariats mit rund 50 Mitarbeitenden.
• Sie betreuen die elektronische Geschäftsverwaltung des Departements und nehmen Aufgaben im Rahmen des Kreditorenworkflows wahr.
• Das Erstellen von Tutorials und Anleitungen für elektronische Anwendungen und Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden in deren Anwendung sind Teil Ihrer Aufgaben.

Ihr Profil

• Sie verfügen über einen kaufmännischen Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in, eine abgeschlossene Mittelschulbildung oder eine gleichwertige Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung und kennen die öffentliche Verwaltung.
• Als HR-Assistenz verfügen Sie über die Zusatzausbildung als HR-Assistent/-in mit Zertifikat Human Resources Swiss Exam (HRSE) oder sind bereit, diese Zusatzausbildung berufsbegleitend zu absolvieren.
• Sie sind eine dienstleistungsorientierte Person mit rascher Auffassungsgabe, stilsicher in der Abfassung von Texten, verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten, sind belastbar, flexibel und arbeiten exakt.
• Teamfähigkeit, Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit zeichnen Sie aus.
• IT-Affinität sowie Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen, wie beispielsweise CMI Axioma, runden Ihr Profil ab.

Benefits.

Flexible Arbeitsmodelle

• Förderung der persönlichen Work-Life-Balance durch ein Jahresarbeitszeitmodell
• Teilzeitarbeit, auch im
• Möglichkeit zum mobilen ArbeitenFaires Lohnsystem * Fortschrittliche Anstellungsbedingungen auf Basis eines GAV
• Lohngleichheit zwischen und Frau
• TreueprämienFamilie & Beruf * 16 Wochen Mutterschaftsurlaub bei vollem Lohn
• 2 Wochen Vaterschaftsurlaub
• Finanzielle Beiträge zur KinderbetreuungBildung & Entwicklung * Umfassendes Angebot an internen und externen Weiterbildungen
• Zusammenarbeit mit der FHNW bei der Führungsausbildung
• Förderung individueller FähigkeitenSozialleistung & Vorsorge * Flexibles RentenalterAttraktive Leistungen der internen Pensionskasse
• 12 Monate Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und weitere 12 Monate KrankentaggeldGesundheit * Internes betriebliches Gesundheitsmanagement
• Umfassendes Beratungsangebot bei beruflichen und persönlichen Themen
• Wechselndes Angebot an Impulskursen

Fragen?

Leiterin Administration

Überzeugt?

Diese Stelle möchten wir ohne Unterstützung von externen Dienstleistern besetzen.

• Work location 4500 Solothurn (SO)
• Workload 80% - 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• By online Online form