Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Kanton Solothurn

Egerkingen

On-site

CHF 120,000 - 150,000

Full time

3 days ago

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Job summary

Das Departementssekretariat des Innern des Kantons Solothurn sucht per 01.03.2027 oder nach Vereinbarung eine Stv. Leiterin Administration am Standort Solothurn.

Sie vertreten die Abteilungsleitung, erledigen Sekretariatsaufgaben und koordinieren Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte. Sie unterstützen HR, betreuen die elektronische Geschäftsverwaltung, bearbeiten Kreditorenprozesse und erstellen Schulungsmaterialien; dazu kommt eine enge Zusammenarbeit mit der Departementsleitung und vier

Qualifications

Kaufmännischer Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in oder gleichwertige Ausbildung.
Mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung.
HR-Unterstützung mit HRSE-Zertifikat oder Bereitschaft zur berufs-begleitenden Ausbildung.
Dienstleistungsorientierung, Textsicherheit, Kommunikationsstärke, Flexibilität.
IT-Affinität, Erfahrung mit elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen (z. B. CMI Axioma).

Responsibilities

Stellvertretung der Abteilungsleitung Administration mit vier Mitarbeitenden.
Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Telefon- und Schalterdienst).
Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte; Prüfung von Anträgen an den Regierungsrat.
HR-Assistenzunterstützung im Departementssekretariat (ca. 50 Mitarbeitende).
Betreuung der elektronischen Geschäftsverwaltung; Kreditorenworkflow.
Erstellen von Tutorials/Anleitungen; Schulung von Mitarbeitenden in Anwendungen.

Skills

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Belastbarkeit

Teamfähigkeit

Genauigkeit

Education

Kaufmännischer Lehrabschluss

HRSE Zertifikat / Direktionsassistent-Zusatz

Mittelschulbildung oder gleichwertige Ausbildung

Tools

CMI Axioma

Job description

Mit Engagement bewegen.

– Das ist die Chance, in einer sinnstiftenden Tätigkeit von politischer und gesellschaftlicher Relevanz, Verantwortung zu tragen und mit dem eigenen Abdruck nachhaltige Entwicklungen für Bevölkerung und Wirtschaft zu bewegen. Hinter diesem Versprechen steht der Kanton Solothurn mit unzähligen Möglichkeiten, einer erlebbaren Flexibilität und einer Stabilität im Arbeitsumfeld.

Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%

Das Departementssekretariat ist die Stabsstelle und das Dienstleistungszentrum des Departements des Innern. Es gliedert sich in die Abteilungen Administration, Rechtsdienst, Controlling und Digitalisierung, Kommunikation, Swisslos-Fonds und die Oberämter. Es unterstützt und berät die Departementsvorsteherin und erbringt Querschnittsaufgaben für die fünf Ämter des Departements. Für die Abteilung Administration suchen wir per 01.03.2027 oder nach Vereinbarung am Standort Solothurn eine/-n Stv. Leiter/-in Administration, 80-100%.

Ihre Verantwortung

Sie stellen die Stellvertretung der Leiterin der Abteilung Administration mit vier Mitarbeitenden sicher und nehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten (inkl. Telefon- und Schalterdienst) wahr.
Die Koordination der Regierungs- und Kantonsratsgeschäfte des Departements sowie die redaktionelle und formelle Prüfung der Anträge an den Regierungsrat gehören zu Ihren Hauptaufgaben.
Als HR-Assistenz unterstützen Sie die Departementssekretärin in der Leitung des Departementssekretariats mit rund 50 Mitarbeitenden.
Sie betreuen die elektronische Geschäftsverwaltung des Departements und nehmen Aufgaben im Rahmen des Kreditorenworkflows wahr.
Das Erstellen von Tutorials und Anleitungen für elektronische Anwendungen und Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden in deren Anwendung sind Teil Ihrer Aufgaben.

Ihr Profil

Sie verfügen über einen kaufmännischen Lehrabschluss mit Zusatzausbildung als Direktionsassistent/-in, eine abgeschlossene Mittelschulbildung oder eine gleichwertige Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung und kennen die öffentliche Verwaltung.
Als HR-Assistenz verfügen Sie über die Zusatzausbildung als HR-Assistent/-in mit Zertifikat Human Resources Swiss Exam (HRSE) oder sind bereit, diese Zusatzausbildung berufsbegleitend zu absolvieren.
Sie sind eine dienstleistungsorientierte Person mit rascher Auffassungsgabe, stilsicher in der Abfassung von Texten, verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten, sind belastbar, flexibel und arbeiten exakt.
Teamfähigkeit, Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit zeichnen Sie aus.
IT-Affinität sowie Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen, wie beispielsweise CMI Axioma, runden Ihr Profil ab.

Benefits.

Flexible Arbeitsmodelle