Strategic Executive Assistant to Leadership

House of Gubelin; Luzern; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gübelin Pensionskasse

Dienstalterszulagen

Kostenlose Getränke

Attraktiver Ferienanspruch

Zusätzliche Brückentage

Zusammenfassung

Gübelin sucht eine erfahrene Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsleitung, des Senior Managements und ausgewählter Gremien. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, bereitet Entscheidungen und Meetings professionell vor und begleitet Projekte mit hohem Eigenverantwortung.

Sie fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern, kommuniziert klar, priorisiert Anliegen und trägt dazu bei, Strategien, Werte und kulturelle Initiativen

Qualifikationen

• Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder im Office Management
• Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz von KI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien und komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projekten oder Gremien
• Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Eigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Vernetztes Denken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten
• Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität, Hands‑on‑Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld unterschiedlichste Themen parallel zu begleiten

Aufgaben

• Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremien auf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene
• Planung und Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen
• Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen
• Unterstützung des Führungs­teams im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowie selbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externen Kommunikation, inkl. Aufbereitung komplexer Themen, Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses
• Mitwirkung bei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen und Veränderungsvorhaben
• Mitarbeit bei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen
• Organisation und administrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen

Jobbeschreibung

Gübelin sucht eine erfahrene Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsleitung, des Senior Managements und ausgewählter Gremien. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, bereitet Entscheidungen und Meetings professionell vor und begleitet Projekte mit hohem Eigenverantwortung.

Sie fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern, kommuniziert klar, priorisiert Anliegen und trägt dazu bei, Strategien, Werte und kulturelle Initiativen