Specialist (w/m/d) Executive & Corporate Services Specialty Lines, Teilzeit

Helvetia Schweiz; Basel; Hybrid; CHF 40,000 - 52,000; Part time

Job summary

Helvetia Schweiz sucht eine engagierte Assistenz-/Koordinationstalente für interne Kommunikation und Organisationssupport. Du betreust Intranet News, begleitest Personalveränderungen und planst Town Halls sowie Executive-Meetings. Du arbeitest eng mit der CHRO-Abteilung zusammen und setzt Prioritäten auch bei wechselnden Themen.

Deutsch- und Englischkenntnisse sind willkommen und geschätzt. Die Rolle bietet eine 50%-Anstellung in Basel, mit flexibler Arbeitsweise und direkter Unterstützung des

Qualifications

• Erfahrung in Assistenz, Corporate Services oder Koordination.
• Stilsichere Formulierungen in Deutsch/Englisch.
• Organisationstalent und Prioritätenmanagement.

Responsibilities

• Intranet News erstellen und publizieren.
• Interne Mitteilungen unterstützen und Themen aufbereiten.
• Town Halls, Offsites planen und koordinieren.
• Executive-Meetings organisieren und Unterlagen vorbereiten.
• Sitzungsprotokolle erstellen und Follow-Up sicherstellen.
• Zusammenarbeit mit Assistenz, CHRO und Team.

Skills

Assistenz & Koordination

Interne Kommunikation

Ausarbeitung von Mitteilungen

Tools

Office 365

Job description

50%

Das globale Specialty-Lines CH & International Geschäft (SpL CH & Int.) ist ein wesentlicher Bestandteil unserer strategischen Ausrichtung. In unserer Rolle als «Global Specialist» bauen wir unsere starke Marktposition national wie international konsequent aus, nutzen ausgewählte Wachstumschancen und gestalten unser Angebot zukunftsfähig und ertragsorientiert. Du bist ein Organisationstalent, kommunizierst gerne und behältst auch dann den Überblick, wenn unterschiedliche Themen gleichzeitig zusammenkommen? In dieser vielseitigen 50%-Position arbeitest du an der Schnittstelle von interner Kommunikation, Executive Support und internen Events. Du sorgst dafür, dass Informationen professionell aufbereitet werden, Veranstaltungen reibungslos funktionieren und wichtige organisatorische Themen zuverlässig vorankommen.

Was du bewirkst

• Du erstellst und publizierst Intranet News und interne Mitteilungen und unterstützt bei weiteren internen Kommunikationsthemen.
• Du begleitest die Kommunikation rund um neue Funktionsbesetzungen und organisatorische Veränderungen und arbeitest dabei eng mit Kommunikation & Branding zusammen.
• Du planst und koordinierst Town Halls, Offsites und weitere interne Veranstaltungen und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung sicher.
• Du unterstützt im Executive-Umfeld bei der Organisation von Meetings und Terminen sowie bei der Vorbereitung relevanter Unterlagen.
• Du erstellst Sitzungsprotokolle, hältst vereinbarte Massnahmen und Pendenzen im Blick und sorgst für ein verlässliches Follow-Up.
• Du arbeitest eng mit der Assistenz zusammen, übernimmst gegenseitige Stellvertretungen und koordinierst organisatorische Themen effizient.
• Du unterstützt die CHRO bei ausgewählten organisatorischen, administrativen und HR-bezogenen Aufgaben und bringst dich flexibel bei Ad-hoc-Themen ein.

Was du mitbringst

• Du bringst Erfahrung in Assistenz, Corporate Services, Kommunikation oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion mit und möchtest deine Stärken vielseitig einsetzen.
• Organisieren ist deine Stärke: Du bringst Menschen, Themen und Termine zusammen und behälterst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick.
• Du formulierst gerne und stilsicher und hast ein Gespürt dafür, Informationen klar, ansprechend und passend zur Zielgruppe aufzubereiten.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und verlässlich, mit einem Blick für Detail und dem Anspruch, Themen aktiv voranzubringen.
• Du schättest vertrauensvolle Zusammenarbeit, unterstützt andere mit Freude und gehst mit vertraulichen Informationen und Executive-Themen diskret und professionell um.
• Digitale Arbeits- und Kommunikationstools nutzt du souverän und gerne, um Organisation und Zusammenarbeit für effizient zu gestalten.
• Mit deinen sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift bringst du Menschen und Themen zusammen und gestaltest die interne Kommunikation aktiv mit.

Zusammenarbeit, die etwas bewegt

Wir glauben an Zusammenarbeit auf Augenhätze, gegenseitiges Vertrauen und Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen. Unterschiedliche Perspektiven helfen uns, bessere Lösungen zu entwickeln - für unsere Kundinnen und Kunden genauso wie für uns als Team.

Kontakt

Alice-Alexandra Kall
Recruiting Partner

Deine Führungskraft

Dr. Silvia Guidon CHRO Specialty Lines CH & Int. and Active Reinsurance