Sekretär/in

Kantonale Verwaltung Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Langfristige Perspektive

Moderner Arbeitsplatz

Zentrale Lage nahe HB Zürich

Interdisziplinäres Team

Ausführliche Einführung

Weiterbildungsangebot

Zusammenfassung

Die Kantonale Verwaltung Zürich sucht eine versierte Sekretärin bzw. einen versierten Sekretär, die/der das Sekretariat eigenständig führt und als zentrale Anlaufstelle fungiert.

Sie unterstützen das Datenschutzteam in allen administrativen Belangen und arbeiten eng mit internen Abteilungen zusammen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung sowie ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Souveräne, adressatengerechte Kommunikation in Wort und Schrift sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Freude an einer zentralen Supportfunktion mit breitem Aufgabenmix rund um Organisation, Infrastruktur, Finanzen und Personal.
• Vernetztes Denken, Loyalität, Diskretion und eine exakte, gut strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Sie führen das Sekretariat eigenständig und sorgen für zuverlässige, effiziente administrative Abläufe.
• Sie sind Ansprechperson, Organisator/in und Koordinator/in in einer Person.
• Sie wirken bei Projekten mit und übernehmen Aufgaben im Bereich Personal und Finanzen.
• Sie koordinieren internes Bestellwesen, verwalten Verbrauchsmaterial, Mobiliar und weitere Ressourcen.
• Sie pflegen das Qualitätsmanagement-Handbuch und halten Adress- und andere Daten aktuell.
• Sie organisieren interne Veranstaltungen und sorgen für professionelle Vorbereitung.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Koordination

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Sekretär/in

Sekretär/in

Datenschutzbeauftragte

Sekretär/in 60 - 80%

«Unsere zentrale Aufgabe besteht im Schutz der persönlichen Daten und damit der Privatsphäre der Einwohnerinnen und Einwohner des Kantons Zürich.»

Dafür steht die Datenschutzbeauftragte als unabhängige Aufsichtsbehörde. Sie beaufsichtigt die Datenbearbeitungen der kantonalen Verwaltung, der Gemeinden und der übrigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen im Kanton Zürich. Sie berät mit ihrem Team die öffentlichen Organe, führt Kontrollen durch und informiert die Bevölkerung über Datenschutzfragen und Themen des Schutzes der Privatsphäre.

Für unser Sekretariat suchen wir per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine versierte, verantwortungsbewusste und teamorientierte Persönlichkeit, die gerne anpackt, mitdenkt und den Überblick behält.

Als Sekretär/in sind Sie die zentrale Drehscheibe unserer Behörde und Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner. Mit Ihrem Organisationstalent unterstützen Sie die Datenschutzbeauftragte und ihr Team in allen administrativen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Sie führen unser Sekretariat eigenständig und sorgen dafür, dass unsere administrativen Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren.
• Sie erledigen die vielfältigen administrativen Aufgaben eines modernen Sekretariats. Dabei sind Sie Ansprechperson, Organisator/in und Koordinator/in in einer Person.
• Sie wirken bei Projekten mit und übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Bereich Personal und Finanzen.
• Sie koordinieren unser internes Bestellwesen und bewirtschaften Verbrauchsmaterial, Mobiliar und weitere Ressourcen.
• Sie pflegen das Handbuch unseres Qualitätsmanagementsystems und halten Adress- und andere Datenbestände aktuell.
• Sie organisieren interne Veranstaltungen und sorgen dafür, dass alles professionell vorbereitet ist und reibungslos funktioniert.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen einige Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Eine souveräne und adressatengerechte Kommunikation in Wort und Schrift sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse gehören zu Ihren Stärken.
• Sie haben Freude an einer zentralen Supportfunktion und einem breiten Aufgabenspektrum rund um Organisation, Infrastruktur, Finanzen und Personal.
• Sie denken vernetzt, sind loyal und diskret und zeichnen sich durch eine exakte und sehr gut strukturierte Arbeitsweise aus.

Unser Angebot

• Eine selbständige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit langfristiger Perspektive
• Ein breites Aufgabenspektrum in einem gesellschaftlich hochaktuellen Themenbereich
• Ein moderner Arbeitsplatz an zentraler Lage in Gehdistanz zum Hauptbahnhof Zürich
• Ein hilfsbereites, interdisziplinäres und engagiertes Team
• Eine persönliche, fundierte und gut strukturierte Einführung
• Ein vielfältiges und grosszügiges Weiterbildungsangebot
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss kantonalen Richtlinien

• Work location 8006 Zürich (ZH)
• Workload 60% - 80%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form