Sachbearbeiter/In - KV Sekretariat 100% (m/w/d)

Boldmoves; Fahrweid; Vor Ort; CHF 60.000 - 86.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Boldmoves in Zürich sucht eine engagierte Assistenz/Administration, die den Empfang, Telefon- und E-Mail-Service, sowie Abrechnungstätigkeiten übernimmt. Zu Ihren Aufgaben gehören Offerten, Aufträge, Dokumentation und Organisation des Bürolebens.

Sie arbeiten selbständig, kommunizieren sauber und professionell; Schweizerdeutsch wird vorausgesetzt. Erfahrung in Haustechnik/Baugewerbe ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig).
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen.
• Empathisch am Telefon, aber auch durchsetzungsfähig, wenn klare Anweisungen nötig.
• Belastbar, stressresistent, selbständig, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
• Professionelles Auftreten und saubere schriftliche/mündliche Kommunikation.
• Branchenerfahrung oder Berührungspunkte mit Haustechnik/Baugewerbe vorteilhaft.
• Einwandfreies Schweizerdeutsch.

Aufgaben

• Telefonischer Service und professionelle Erstannahme von Anliegen.
• Mailverkehr triagieren, weiterleiten und bearbeiten.
• Offerten und Auftragsbestätigungen erstellen.
• Devis ausfüllen und Bauausschreibungen verfassen.
• Objektadministration: Listen pflegen, interne Dokumente aktualisieren.
• Lieferscheine erstellen, Wochenrapporte prüfen, Nachkalkulation durchführen.
• Servicemeldungen/Schadenmeldungen koordinieren.
• Wartungsverträge aktuell halten und Rechnungen schreiben.
• Büroorganisation: Material bestellen, Bürogeräte-Unterhalt koordinieren.
• Optional je nach Erfahrung: Personalwesen (Mutationen).

Kenntnisse

Organisationstalent

Empathisch am Telefon

Durchsetzungsstark

Belastbar

Selbständig

Professionelles Auftreten

Saubere schriftliche Kommunikation

Schweizerdeutsch

Kritische Problemlösung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig)

Jobbeschreibung

Rolle und Verantwortlichkeiten

Deine Hauptaufgaben

• Telefondienst und professionelle Erstannahme von Anliegen

• Mailverkehr triagieren, weiterleiten und bearbeiten

• Offerten und Auftragsbestätigungen erstellen

• Ausschreibungen / Devis ausfüllen (inkl. Eingaben) und Bauausschreibungen verfassen

• Objektadministration: Objekt-Mäppli an-/einschreiben, Objektlisten pflegen, interne Dokumente & Telefonlisten aktualisieren

• Lieferscheine schreiben, Stundenkontrolle der Wochenrapporte, Nachkalkulation (Stunden auf Objekte übertragen)

• Servicemeldungen / Schadenmeldungen an Lieferanten und Partner koordinieren

• Wartungsverträge à jour halten und Rechnungen schreiben

• Büroorganisation: Büromaterial/Verbrauchsmaterial bestellen, Büroapparate-Unterhalt koordinieren

• Optional je nach Erfahrung: Personalwesen (Mutationen)

Qualifikationen und Fähigkeiten

Was du mitbringen solltest

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig)

• Sehr gutes Organisations- und Priorisierungsvermögen (du behältst auch bei Parallelaufgaben den Überblick)

• Empathisch am Telefon, aber auch durchsetzungsfähig, wenn es klare Ansagen braucht

• Belastbar, stressresistent, selbständig, zuverlässig und verantwortungsbewusst

• Professionelles Auftreten und saubere Kommunikation schriftlich wie mündlich

• Branchenerfahrung oder Berührungspunkte mit Haustechnik/Baugewerbe sind ein Vorteil (aber nicht zwingend)

• Einwandfreies Schweizerdeutsch