Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL

Dampfwaren AG; Luzern; Vor Ort; CHF 36.000 - 48.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Dampfwaren AG in Luzern sucht eine/n Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL mit 60% Pensum am Standort Luzern.

Sie übernehmen das Backoffice des Zentrallagers, überprüfen Belege, unterstützen Treuhandprozesse und die Geschäftsleitung. KV EFZ oder gleichwertige Grundausbildung sowie MS 365/ERP-Kenntnisse sind Voraussetzung.

Qualifikationen

• KV EFZ oder gleichwertige kaufmännische Grundausbildung.
• Dynamisches Handels- und Lagerumfeld schätzen.
• Sicherer Umgang mit MS 365 und ERP-Systemen.
• Genaues Prüfen von Zahlen, Belegen und Zeiterfassungen.
• Deutsche Sprache in Wort und Schrift sicher.

Aufgaben

• Finanz- & Treuhand-Vorbereitung: Kreditorenrechnungen digital prüfen, Monatsabschlüsse vorbereiten.
• Posteingangs-Management: zentrale Inbox eigenverantwortlich bearbeiten.
• HR- & Stammdaten-Pflege: Arbeitsverträge, Lohndaten, Lieferantenstammdaten.
• Backoffice im Gewerbeumfeld: Struktur, Ordnung, reibungslose Schnittstellen.

Kenntnisse

KV EFZ

MS 365

ERP-Systeme

Zahlungsprüfung

Deutsch Kommunikation

Ausbildung

KV EFZ oder gleichwertige kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Outlook

Excel

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL

Vacant since : 19.09.2026 6015 Luzern (LU) 60% By agreement Permanent

• Work location 6015 Luzern (LU)
• Workload 60%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• Online application Online form

Über uns

Die Dampfwaren AG (Smokee) ist ein wachsendes Handelsunternehmen im Genuss\- und Fachhandelssegment (Vapes, Shisha, Tabak, CBD, Snus). Mit aktuell 8 Filialen und einem Webshop steuern wir unser gesamtes Omnichannel\-Geschäft direkt aus unserem Hauptsitz und Zentrallager beim Seetalplatz in Luzern. Bei uns geht es pragmatisch, direkt und zupackend zu. Um unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam von der operativen Verwaltung zu entlasten, suchen wir ein verlässliches, bodenständiges Organisationstalent.

Deine Mission

Du übernimmst das administrative Zepter im Backoffice unseres Zentrallagers. Du führst die Administration eigenständig, bändigst den Papier\- und Belegfluss, steuerst die Schnittstelle zu unserer externen Treuhand geräuschlos und hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei.

Deine Kernverantwortlichkeiten

• Finanz\- \& Treuhand\-Vorbereitung: Du prüfst, kontierst und verarbeitest alle Kreditorenrechnungen digital, bereitest Monatsabschlüsse vor und kontrollierst die monatlichen Zeiterfassungen sowie Arbeitsrapporte unseres Personals.
• Posteingangs\-Management (office@): Du bewirtschaftest die zentrale Inbox eigenverantwortlich, erledigst administrative Anfragen direkt und hältst Störfaktoren vom CEO fern.
• HR\- \& Stammdaten\-Pflege: Aufbereitung der Arbeitsverträge, Vorbereitung der Lohndaten für die Treuhand sowie Pflege der Lieferantenstammdaten im ERP\-System.
• Backoffice im Gewerbeumfeld: Du hast kein Problem damit, dass dein Büro direkt an unser Zentrallager angegliedert ist. Du sorgst für Struktur, Ordnung in der Ablage und reibungslose Schnittstellen zwischen Büro, Lager und Filialen.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (KV EFZ) oder fundierte mehrjährige Erfahrung in der KMU\- oder Handels\-Administration.
• Bodenständiges <>\-Mindset: Du fühlst dich in einem dynamischen Handels\- und Lagerumfeld wohl und hast Freude daran, Struktur und Ordnung im administrativen Alltag zu schaffen.
• Digital\-Affinität: Versierter Umgang mit MS 365 (Outlook, Excel) sowie Bereitschaft, mit modernen digitalen Beleg\-Tools und ERP\-Systemen zu arbeiten.
• Exakte Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit beim Prüfen von Zahlen, Belegen und Zeiterfassungen.
• Kommunikationsstärke: Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie eine direkte, lösungsorientierte Kommunikation.

Was wir dir bieten

• Echte Entlastungs\-Rolle: Ein klares, eigenverantwortliches Aufgabengebiet, in dem du eigene Strukturen etablieren kannst.
• Unkomplizierte Kultur: Kurze Entscheidungswege, bodenständige Macher\-Mentalität und direkte Kommunikation mit der Geschäftsleitung.
• Planbare Arbeitszeiten: Fixes 60%‑Pensum mit flexibler Absprache der Arbeitstage.