Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL (60%)

Dampfwaren AG; Luzern; Vor Ort; CHF 42.000 - 54.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Dampfwaren AG sucht eine/n Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL (60%) am Standort Luzern. Sie übernehmen eigenständig das Backoffice im Zentrallager und entlasten die Geschäftsleitung durch effiziente Verwaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Prüfung und Verbuchung von Kreditorenrechnungen, Vorbereitungen von Monatsabschlüssen, HR- und Stammdaten-Pflege sowie das Management des Posteingangs und der Belegführung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (KV EFZ) oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Hands-on-Mindset und Freude an Struktur im administrativen Alltag.
• Digitale Affinität; sicherer Umgang mit MS 365 und ERP-Tools.
• Gewissenhafte Arbeitsweise bei Zahlen, Belegen und Zeiterfassungen.

Aufgaben

• Kreditorenrechnungen prüfen, kontieren und digital verarbeiten; Monatsabschlüsse vorber.
• Zeiterfassungen und Arbeitsrapporte des Personals kontrollieren.
• Zentrale Posteingänge eigenverantwortlich bearbeiten und Anfragen erledigen.
• HR- und Stammdaten-Pflege sowie Lohndaten-Vorbereitung für Treuhand.
• Backoffice zwischen Büro, Lager und Filialen koordinieren.

Kenntnisse

Kommunikationskompetenz

Hands-on-Mindset

Digitale Affinität

Zahlenprüfung

Ausbildung

KV EFZ

Tools

MS 365 (Outlook, Excel)

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL (60%)

Über uns

Die Dampfwaren AG (Smokee) ist ein wachsendes Schweizer Handelsunternehmen im Genuss- und Fachhandelssegment (Vapes, Shisha, Tabak, CBD, Snus). Mit aktuell 8 Filialen und einem Webshop steuern wir unser gesamtes Omnichannel-Geschäft direkt aus unserem Hauptsitz und Zentrallager beim Seetalplatz in Luzern. Bei uns geht es pragmatisch, direkt und zupackend zu. Um unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam von der operativen Verwaltung zu entlasten, suchen wir ein verlässliches, bodenständiges Organisationstalent.

Deine Mission

Du übernimmst das administrative Zepter im Backoffice unseres Zentrallagers. Du führst die Administration eigenständig, bändigst den Papier- und Belegfluss, steuerst die Schnittstelle zu unserer externen Treuhand geräuschlos und hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei.

Deine Kernverantwortlichkeiten

Finanz- & Treuhand-Vorbereitung: Du prüfst, kontierst und verarbeitest alle Kreditorenrechnungen digital, bereitest Monatsabschlüsse vor und kontrollierst die monatlichen Zeiterfassungen sowie Arbeitsrapporte unseres Personals.

Posteingangs-Management (office@): Du bewirtschaftest die zentrale Inbox eigenverantwortlich, erledigst administrative Anfragen direkt und hältst Störfaktoren vom CEO fern.

HR- & Stammdaten-Pflege: Aufbereitung der Arbeitsverträge, Vorbereitung der Lohndaten für die Treuhand sowie Pflege der Lieferantenstammdaten im ERP-System.

Backoffice im Gewerbeumfeld: Du hast kein Problem damit, dass dein Büro direkt an unser Zentrallager angegliedert ist. Du sorgst für Struktur, Ordnung in der Ablage und reibungslose Schnittstellen zwischen Büro, Lager und Filialen.

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (KV EFZ) oder fundierte mehrjährige Erfahrung in der KMU- oder Handels-Administration.

Bodenständiges «Hands-on»-Mindset: Du fühlst dich in einem dynamischen Handels- und Lagerumfeld wohl und hast Freude daran, Struktur und Ordnung im administrativen Alltag zu schaffen.

Digital-Affinität: Versierter Umgang mit MS 365 (Outlook, Excel) sowie Bereitschaft, mit modernen digitalen Beleg-Tools und ERP-Systemen zu arbeiten.

Exakte Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit beim Prüfen von Zahlen, Belegen und Zeiterfassungen.

Kommunikationsstärke: Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie eine direkte, lösungsorientierte Kommunikation.

Was wir dir bieten

Echte Entlastungs-Rolle: Ein klares, eigenverantwortliches Aufgabengebiet, in dem du eigene Strukturen etablieren kannst.

Unkomplizierte Kultur: Kurze Entscheidungswege, bodenständige Macher-Mentalität und direkte Kommunikation mit der Geschäftsleitung.

Planbare Arbeitszeiten: Fixes 60%-Pensum mit flexibler Absprache der Arbeitstage.