Sachbearbeiter:in Administration

WaltGalmarini AG; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Teilzeit

Zusammenfassung

WaltGalmarini AG in Zürich sucht ab dem 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine motivierte Sachbearbeiter:in Administration in 60–80% zur Verstärkung des Teams.

Sie unterstützen die Projektleitenden administrativ, betreuen die Telefonzentrale und E-Mails, pflegen Stammdaten und erledigen Abrechnungen im Firmeninformationssystem. Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung, IT- und Systemaffinität, gute MS-Office Kenntnisse sowie stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung mit Erfahrung in administrativen Tätigkeiten.
• IT- und Systemaffinität; schnelle Auffassungsgabe im Umgang mit der internen Datenbank-Software; gute MS-Office Kenntnisse.
• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse.
• Flexible, kommunikative und kontaktfreudige Persönlichkeit mit starker Kommunikationskompetenz im internen und externen Austausch.
• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie eine exakte und selbständige Arbeitsweise.
• Freude an enger Zusammenarbeit im Kernteam und hohe Dienstleistungsmentalität gegenüber den Projektleitenden.

Aufgaben

• Telefonzentrale und allgemeiner E-Mail-Eingang betreuen; Stellvertretungen; Kundschaft empfangen und unser Administrationsteam unterstützen.
• Stammdaten pflegen; Projektadministration; Abwicklung der Projektabrechnungen im Firmeninformationssystem; Korrespondenz und Mahnwesen.
• Unterstützung im Finanzwesen bei vorbereitenden Arbeiten in Kreditoren-, Debitoren- und Kassenbuchhaltung.
• Terminplanung, Konferenzräume und Reisen koordinieren; Organisation von Kundenanlässen und internen Events.
• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben; dem Team den Rücken freihalten.

Kenntnisse

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

IT-Systemaffinität

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Interne Datenbank-Software

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter:in Administration

WaltGalmarini AG Vacant since : 25.09.2026 8045 Zürich (ZH) 60% - 80% By agreement Permanent

Sie suchen eine abwechslungsreiche Drehscheibenfunktion mitten in Zürich? 1. November 2026 oder nach Vereinbarung verstärken Sie unser eingespieltes Administrationsteam in unserem mittelgrossen Bauingenieurbüro. Als motivierte, zuverlässige und teamorientierte Persönlichkeit halten Sie uns im Büroalltag den Rücken frei.

Sachbearbeiter:in Administration (60–80%)

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung mit Erfahrung in administrativen Tätigkeiten.

• IT- und Systemaffinität (schnelle Auffassungsgabe im Umgang mit der internen Datenbank-Software) sowie gute Kenntnisse der MS-Office Programme.

• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse.

• Flexible, kommunikative und kontaktfreudige Persönlichkeit mit starker Kommunikationskompetenz im internen und externen Austausch.

• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie eine exakte und selbständige Arbeitsweise.

• Freude an enger Zusammenarbeit im Kernteam sowie eine hohe Dienstleistungsmentalität gegenüber den Projektleitenden.

Ihre in unserem Team

• Zusammen mit dem eingespielten Administrationsteam betreuen Sie die Telefonzentrale sowie den allgemeinen E-Mail-Eingang inklusive Stellvertretungen, empfangen unsere Kundschaft herzlich und unterstützen unsere Projektleitenden verlässlich bei der administrativen Projektbetreuung.

• Sie pflegen die Stammdaten und übernehmen die Projektadministration. Dazu gehören die Abwicklung der Projektabrechnungen in unserem Firmeninformationssystem, die Korrespondenz sowie das Mahnwesen.

• Sie unterstützen unsere zuständige Person im Finanzwesen bei vorbereitenden Arbeiten in der Kreditoren-, Debitoren- und Kassenbuchhaltung.

• Das Koordinieren von Terminen, Konferenzräumen und Reisen gehört ebenso zu Ihrem Alltag wie die Organisation von Kundenanlässen und beliebten internen Events wie unserem Skitag, Grillabend oder Weihnachtsessen.

• Sie übernehmen allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, die im Büroalltag anfallen, und halten dem Team den Rücken frei.

Unsere Werte

Als zukunftsorientierte Arbeitgeberin bieten wir Ihnen zeitgemässe Anstellungsbedingungen, attraktive Sozialleistungen und ein hohes Mass an Selbstständigkeit. Da uns Beständigkeit am Herzen liegt, setzen wir auf eine sorgfältige, strukturierte Einarbeitung und streben eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit an. Ein wertschätzender, unkomplizierter und kollegialer Umgang auf Augenhöhe ist für uns gelebte Identität.

• WaltGalmarini AG
  Giesshübelstrasse 30
  8045 Zürich

• Work location 8045 Zürich (ZH)
• Workload 60% - 80%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form