Réceptionniste & Assistant(e) Administrative

Jobup; Freiburg; Vor Ort; CHF 55.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobup recherche une personne polyvalente pour assurer l’accueil et le bon fonctionnement du bureau, avec un soutien administratif pour l’ensemble de l’organisation. Vous serez un pilier du service, capable d’organiser les flux d’information et de soutenir les départements avec discrétion et efficacité.

Votre rôle implique la gestion des appels et des courriels, l’accueil des visiteurs et la coordination logistique des réunions, déplacements et événements.

Qualifikationen

• Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit).
• Capacité à gérer les appels téléphoniques et les courriels with professionalité.
• Organisation et coordination des réunions et des déplacements.

Aufgaben

• Accueil et communication: gérer appels et courriels, accueillir les visiteurs et les orienter.
• Gestion administrative & logistique: réception, tri et envoi du courrier, suivi des fournitures et coordination des locaux.
• Soutien opérationnel & événementiel: appui à l’équipe de direction pour les événements et comptes rendus.
• Support RH & juridique: aide à l’intégration et préparation de documents simples.

Kenntnisse

Excellent accueil

Écoute active

Organisation efficace

Gestion multitâche

Ausbildung

Baccalauréat

Tools

Word

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Horaire:

08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00

Votre rôle :

Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.

Responsabilités:

Accueil & communication

• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.

Gestion administrative & logistique

• Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
• Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
• Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.

Soutien opérationnel & événementiel

• Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
• Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
• Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.

Support RH & juridique

• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
• Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
• Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.

Compétences clés

• Relationnelles : Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
• Organisationnelles : Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
• Linguistiques : Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
• Techniques : Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Indicateurs de performance

• Qualité de l’accueil : Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
• Efficacité administrative : Respect des délais et fiabilité des livrables.
• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.