Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60% (m/w/d)

Centerview GmbH; Zürich; Híbrido; CHF 42 000 - 66 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Altersvorsorge

Sozialversicherungen

Flexible Arbeitszeiten

Teilzeitmodelle

Eigene Ideen willkommen

Top-Lage Zürich

Resumo da oferta

Centerview GmbH in Zürich bietet eine Position zur Organisation medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) mit administrativer und operativer Umsetzung. Sie arbeiten im Hintergrund, sichern reibungslose Abläufe und unterstützen Projekte im Verbands- und Gesundheitsumfeld.

Gesucht wird eine flexible, serviceorientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Diskretion sowie guter IT-Kenntnis.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung.
• Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungs- und stilsicher), Englisch (gut bis stilsicher), Französisch von Vorteil
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Webinar-Tools
• Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)

Responsabilidades

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung bei Fortbildungen und Kongressen (Präsenz, hybrid oder virtuell).
• Teilnehmendenmanagement von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, inklusive Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung und Anfragen.
• Unterstützung bei Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie Ausstellerkommunikation.
• Unterstützung beim Check-in und bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen sowie Nachbearbeitung und Auswertungen.

Conhecimentos

Flexibilität

Organisationstalent

Diskretion

IT-Affinität

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung

Ferramentas

MS Office

Registrierungs- oder Webinar-Tools

Digitale Tools

Descrição da oferta de emprego

Centerview GmbH ist eine inhabergeführte Partnerin für medizinische Fachgesellschaften und Patientenorganisationen. Seit 2013 begleiten wir unsere Mandanten strategisch, inhaltlich und administrativ. Wir führen Geschäftsstellen, konzipieren, akkreditieren und organisieren Fortbildungen und Kongresse – vor Ort, hybrid oder digital – und setzen medizinisch-wissenschaftliche Projekte um, von Expertenmeetings über Konsensus-Empfehlungen bis zu Publikationen.

Ziele der Funktion

Sie unterstützen unsere Projektteams bei der Organisation und Durchführung medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) sowie fachspezifischer Verbandsprojekte. Sie agieren im Hintergrund und sichern reibungslose Abläufe.

Hauptaufgaben

A) Assistenz medizinische Fortbildungen und Kongresse

Sie arbeiten der Projektleitung bei Fortbildungen und Kongressen zu und übernehmen die administrative und operative Umsetzung:

• Allgemeine Projektunterstützung:Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
• Teilnehmendenmanagement:Selbstständige Betreuung der Teilnehmendenadministration von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, einschliesslich Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Bearbeitung von Anfragen.
• Referierende, Programm und Aussteller:Administrative Unterstützung bei der Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie bei der Ausstellerkommunikation. Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsinformationen auf Websites und in Drucksachen.
• Veranstaltungsdurchführung und Nachbearbeitung:Unterstützung beim Check-in sowie bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen. Mitarbeit bei der Nachbearbeitung, insbesondere beim Versand von Teilnahmebestätigungen, Feedback-Umfragen und der Erstellung von Auswertungen.

B) Projektassistenz fachspezifische Verbandsprojekte

• Allgemeine Projektunterstützung:Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
• Konsensusmeetings & Expertengremien:Termine abstimmen, Einladungen und Unterlagen versenden, Teilnahmen verwalten.
• Empfehlungen & Publikationen:Entwürfe und Versionen verwalten, Rückmeldungen der Autor*innen einholen, Fristen nachhalten, Texte und Referenzen formal prüfen.
• Weitere Verbandsprojekte:Mitarbeit z. B. bei Mitgliederumfragen, Newslettern oder Förderprojekten: Daten erfassen, Texte aufbereiten, Projektdokumentation führen.

Persönliche Kompetenzen

• Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an wechselnden Projekten und Formaten
• Organisationstalent, strukturierte und exakte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit in Peak-Phasen
• Interesse an medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, rasche Auffassungsgabe
• Technische Affinität im Umgang mit digitalen Tools und virtuellen Veranstaltungsplattformen
• Diskretion im Umgang mit Personendaten und vertraulichen Gremieninhalten

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung
• Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen und/oder in der Pharmaindustrie von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungs- und stilsicher), Englisch (gut bis stilsicher), Französisch von Vorteil
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools undErfahrung mit Registrierungs- oder Webinar-Tools von Vorteil
• Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)

Arbeiten bei Centerview - Deine Benefits

• Erstklassige Altersvorsorgedank überdurchschnittlicher Pensionskassenlösung
• Rundum gut abgesichertmit attraktiviven Sozialversicherungen
• Flexibel arbeitendank gleitender Arbeitszeiten und Teilzeitmodellen
• Vielseitigkeit & Gestaltungsspielraumdurch abwechslungsreiche Projekte, Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
• Top-Lage im Herzen von Zürich - zentral und in Bahnhofsnähe
• Bequem erreichbarmit ÖV und Parkmöglichkeiten vor Ort
• Mehr Freiraumdurch die Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Pensum

• 50-60 %, Arbeitsort Zürich