Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Galenica; Oensingen; Presencial; CHF 90 000 - 120 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Medifilm AG in der Region Solothurn/Oensingen sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. Office Manager zur Unterstützung des CEO-Teams. Sie koordinieren Termine, bereiten Sitzungen vor und dokumentieren Beschlüsse sicher.

Sie arbeiten souverän mit Microsoft 365, organisieren Veranstaltungen und übernehmen die professionelle interne Kommunikation sowie die Ablage vertraulicher Unterlagen.

Qualificações

• Kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertig.
• Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Eigeninitiative.

Responsabilidades

• Unterstützung von CEO und Führungsteam bei Planung und Organisation von Sitzungen.
• Koordination von Terminen, Dokumenten, Beschlüssen und Fristen.
• Sicherstellung eines professionellen Office-Alltags, Organisation von Veranstaltungen und Räumen.
• Unterstützung interne Kommunikation und Ablage von Dokumenten.
• Koordination von Onboarding, Rekrutierungsterminen, Zugängen und internen Informationen.
• Schnittstelle zu internen/externen Ansprechpartnern mit Fokus auf Struktur und Verbindlichkeit.

Conhecimentos

Office Management

Executive Support

Terminplanung

Dokumentation

MS 365

Diskretion

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung EFZ

Ferramentas

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Descrição da oferta de emprego

Medifilm AG

Das kannst du bewirken

• Du unterstützt CEO und Führungsteam bei der Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren, Management-Updates und weiteren Führungsgefässen.
• Du koordinierst Termine und Unterlagen, dokumentierst Beschlüsse und Verantwortlichkeiten und behältst offene Pendenzen sowie Fristen zuverlässig im Blick.
• Du stellst einen professionellen Office-Alltag sicher und organisierst unter anderem Besuche, Veranstaltungen, Sitzungsräume sowie weitere administrative Abläufe.
• Du unterstützt bei der internen Kommunikation und sorgst für eine strukturierte Ablage und Pflege von Organisations-, Führungs- und Vertragsdokumenten.
• Du koordinierst administrative Themen rund um Ein- und Austritte, Onboarding, Rekrutierungstermine, Arbeitsplätze, Zugänge und interne Organisationsinformationen.
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und bringst Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in administrative Prozesse.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine vergleichbare Ausbildung und bringst Erfahrung als Office Managerin / Office Manager, Executive Assistant oder in der Geschäftsleitungsassistenz mit.
• Du bist sehr versiert im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, und bewegst dich sicher in digitalen Arbeitsumgebungen.
• Du organisierst gerne, denkst voraus und kannst mehrere parallele Themen selbstständig strukturieren, koordinieren und priorisieren.
• Du arbeitest zuverlässig, präzise und diskret und gehst souverän mit vertraulichen Informationen um.
• Du überzeugst mit einem freundlichen und professionellen Auftreten, ausgeprägter Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.