Office Manager

SwissSign AG | Swiss Post Digital; Glattbrugg; Hybrid; CHF 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

SwissSign AG / Swiss Post Digital sucht eine erfahrene Office Managerin bzw. einen erfahrenen Office Manager zur Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen Belangen.

Du koordinierst Kalender, Termine und Reisen und übernimmst die Organisation von Meetings sowie die interne Kommunikation. Zu Deinen Aufgaben gehört das Office- und Facility Management an den Standorten Glattbrugg und Lausanne, inkl.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, strukturierter Arbeitsweise.
• Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
• Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools.
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination).
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen.
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation.
• Zentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post.
• Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für Glattbrugg und Lausanne.
• Zentrale Kontaktperson für Vermieter und Dienstleister.
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen.
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen.
• Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern.
• Verantwortung für Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien.
• Eigenverantwortliche Kontrolle von Rechnungen und Kreditkartenbelegen.
• Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management.

Skills

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Deutsch/Englisch B2

Education

Aus- oder Weiterbildung im passenden Bereich

Tools

Office-Anwendungen

IT-Tools

Job description

KG Sandra Stanek Sandra Stanek HR-Manager

So schaffst du Mehrwert

Als erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher. Mit deiner selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise packst du gerne mit an und sorgst dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren. Dein Arbeitsort ist unser Hauptsitz in Glattbrugg, die Stelle erfordert jedoch regelmässige Besuche in unserer Zweigniederlassung in Lausanne.

Deine Aufgaben im Überblick

Administration & Kommunikation

• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination)
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation
• Zentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post

Facility Management

• Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und Lausanne
• Zentrale Kontaktperson für unsere Vermieter und Dienstleister
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen

Lieferantenmanagement

• Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern
• Verantwortung für die Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien
• Eigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und Kreditkartenbelegen
• Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen)

Was Du mitbringst

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder Weiterbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter Arbeitsweise
• Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil