Office Manager & Team Assistant – Flexible Hours

Condecta AG; Wikon; On-site; CHF 85,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Geburtstagsfrei

Spannende Events & Mitarbeiterrabatte

Job summary

Condecta AG in Winterthur gehört zu den führenden Anbietern von Raumsystemen und Baumaschinen. Für unseren Standort in Wikon suchen wir eine dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die unser Office professionell führt und das Team zuverlässig unterstützt.

Du organisierst das Office, betreust Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung, koordinierst Räume, Post und Anfragen und bereitest Unterlagen professionell auf.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer ähnlichen Funktion und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenrolle.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Kontakt mit Kundschaft, Lieferanten und dem Team.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; Erfahrung mit CRM- oder Datenbanksystemen, Salesforce oder Opacc ist von Vorteil.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, präzise sowie selbstständige Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten, Durchsetzungsvermögen und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.

Responsibilities

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen und zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du erstellst und bereitest Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz professionell auf.
• Du koordinierst Projekte, Pendenzen und Termine und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss innerhalb der Geschäftsleitung sicher.
• Du bearbeitest Anfragen und bist eine kompetente Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen.
• Du steuerst externe Partner und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst das Reise- und Spesenmanagement, die Rechnungsstellung, die Projektanlage in Opacc sowie weitere administrative Aufgaben für das Team.
• Du pflegst Kunden- und Projektdaten und sorgst dafür, dass die Informationen jederzeit aktuell und verlässlich sind.

Skills

Dienstleistungsorientierung

Teamkoordination

Organisationstalent

Eigeninitiative

Professionelles Auftreten

Education

Kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Salesforce

Opacc

Job description

Condecta AG in Winterthur gehört zu den führenden Anbietern von Raumsystemen und Baumaschinen. Für unseren Standort in Wikon suchen wir eine dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die unser Office professionell führt und das Team zuverlässig unterstützt.

Du organisierst das Office, betreust Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung, koordinierst Räume, Post und Anfragen und bereitest Unterlagen professionell auf.