Executive Assistant (100%) | Senior Management

Yakoubi Associates; Zürich; Vor Ort; CHF 120.000 - 150.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Yakoubi Associates sucht eine erfahrene Executive Assistant zur Unterstützung des Senior Managements am Standort Zürich. Sie behalten den Überblick über Termine, koordinieren Meetings, reisen international und kümmern sich um Spesenabrechnungen sowie das Office Management.

Sie arbeiten eigenverantwortlich in einem internationalen Umfeld, kommunizieren souverän und verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie exzellente MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Senior Assistant (mind. 5 Jahre).
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten.
• Diskretion und professionelles Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Interne und externe Meetings reibungslos koordinieren und vorausschauend planen.
• Kalender des Investmentteams proaktiv planen undPrioritäten setzen.
• Nationale und internationale Geschäftsreisen organisieren.
• Spesenabrechnungen erstellen, einreichen und kontrollieren.
• Office Management im Tagesgeschäft unterstützen.
• Gäste professionell empfangen, Sitzungszimmer und Catering organisieren.
• Sämtliche administrative Abläufe sicherstellen.

Kenntnisse

Executive Support

Kalenderverwaltung

Meetingkoordination

Reiseorganisation

Diskretion

Kommunikationsstärke

MS Office

Interkulturelle Kompetenz

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Executive Assistant (100%, m/w/d) - Senior Management | Zürich

Für ein international führendes Investmenthaus

Sie lieben es, den Überblick zu behalten, wenn andere längst den Faden verloren hätten? Sie schaffen es, aus einem vollen Kalender ein durchdachtes System zu machen - und behalten dabei auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf?

Im Auftrag eines etablierten, international tätigen Investmenthauses mit Hauptsitz in London - das ein Vermögen in Milliardenhöhe verwaltet und an mehreren Standorten weltweit vertreten ist - suchen wir für den Zürcher Standort eine erfahrene Executive Assistant, die das Senior Management und das Investmentteam mit Weitblick, Diskretion und echtem Organisationstalent unterstützt.

Sie erwartet ein dynamisches, internationales Umfeld auf höchstem professionellem Niveau, in dem Sie eigenverantwortlich arbeiten und direkt mit Portfolio Managern bis hin zur Geschäftsleitung zusammenarbeiten.

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren und organisieren interne und externe Meetings - reibungslos und vorausschauend
• Sie planen proaktiv den Kalender des Investmentteams und setzen dabei die richtigen Prioritäten
• Sie organisieren nationale und internationale Geschäftsreisen
• Sie behalten Corporate-Access-Aktivitäten und Brokerkontakte im Griff und dokumentieren diese zuverlässig
• Sie erstellen, reichen ein und kontrollieren Spesenabrechnungen
• Sie unterstützen bei Bedarf das Office Management im Tagesgeschäft
• Sie empfangen Gäste professionell und organisieren Sitzungszimmer sowie Catering
• Sie sorgen dafür, dass sämtliche administrativen Abläufe rund laufen

Was Sie mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 5 Jahre) als Executive Assistant oder Senior Assistant - idealerweise aus dem Finanzumfeld (Bank, Family Office, Vermögensverwaltung, Investmentfirma)
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten
• Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und exzellentes Organisationstalent
• Diskretion und einen souveränen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke und ein gewinnendes, professionelles Auftreten
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Position zwingend erforderlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verantwortungsbewusstsein, hohen Qualitätsanspruch und eine echte Hands-on-Mentalität
• Freude am Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen - vom Portfolio Manager bis zum Senior Management
• Von Vorteil: sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude

Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung?

Werden Sie Teil eines internationalen Teams, das Wert auf Professionalität, Vertrauen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe legt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!