Office Manager (80–100%) – Koordination & Partnerschaften

ETH Zurich; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 115,000; Full time

Benefits offered by this job

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

ASVZ Sportangebot

Kinderbetreuung

Vorsorge PUBLICA

Job summary

ETH Zürich sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager zur Unterstützung der Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum. Die Tätigkeit umfasst Organisation, Koordination, Reiseplanung und Schnittstelle zu internen und externen Partner:innen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige administrative Erfahrung sowie exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (C2) mit und arbeiten in einem internationalen Umfeld mit hoher Eigeninitiative.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse auf C2-Niveau.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Eigenständige Kalender- und Terminplanung inklusive Meeting-Vorbereitung.
• Verwaltung von Spesen, Zahlungsverkehr und Verträgen.
• Korrespondenz DE/EN bearbeiten und Schnittstelle zu internen/externen Stakeholdern.
• Reisen planen und Delegationen betreuen.
• Mitwirkung bei Organisation von Veranstaltungen und Workshops.
• Editorial- und Web-Betreuung von Präsentationen und Materialien.
• Prozessoptimierung durch Vorlagen und Checklisten.
• Enge Zusammenarbeit mit Verwaltungspersonal des VPWW.

Skills

Organisationsfähigkeit

Koordinationsgeschick

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit DE/EN

Dienstleistungsorientiertes Auftreten

Interkulturelle Kompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office

Digitale Tools

Job description

ETH Zürich sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager zur Unterstützung der Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum. Die Tätigkeit umfasst Organisation, Koordination, Reiseplanung und Schnittstelle zu internen und externen Partner:innen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige administrative Erfahrung sowie exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (C2) mit und arbeiten in einem internationalen Umfeld mit hoher Eigeninitiative.