Office Manager:in für Internationale Partnerschaften & Innovation

ETH Zurich; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

ASVZ-Sportangebot

Kinderbetreuung

Vorsorge PUBLICA

Job summary

ETH Zürich sucht eine Office Manager:in für Partnerschaften im VPWW, die die Leitung organisatorisch unterstützt und als zentrale Ansprechperson fungiert. Zu Ihren Aufgaben gehören proaktive Tages- und Kalenderunterstützung, Vertrags- und Zahlungsverkehr, Reiseplanung, Eventorganisation, Webpflege und die Koordination mit internen sowie externen Partner:innen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung, exzellentes Organisationsgeschick und fließendes DE/EN

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
• Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
• Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen
• Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung in organisatorischen und administrativen Fragen
• Kalender- und Terminmanagement für Meetings
• Verwaltung von Verträgen und Unterstützung im Zahlungsverkehr
• Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Schnittstelle zu internen Einheiten
• Reisen: Planung von Geschäftsreisen
• Eventorganisation bei Veranstaltungen und Workshops
• Redaktionelle Betreuung des Webauftritts und Erstellung von Präsentationen
• Prozessoptimierung durch Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und Standards

Skills

Organisationsgeschick

Koordination

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

ETH Zürich sucht eine Office Manager:in für Partnerschaften im VPWW, die die Leitung organisatorisch unterstützt und als zentrale Ansprechperson fungiert. Zu Ihren Aufgaben gehören proaktive Tages- und Kalenderunterstützung, Vertrags- und Zahlungsverkehr, Reiseplanung, Eventorganisation, Webpflege und die Koordination mit internen sowie externen Partner:innen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung, exzellentes Organisationsgeschick und fließendes DE/EN