Office Management & Assistant (m/w/d) 60–80%

Onyx Circle AG; Zürich; On-site; CHF 50,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

30 Tage Ferien

Abwechslungsreiche Rolle

Job summary

Onyx Circle AG sucht eine engagierte Büro- und HR-Unterstützung für das Büro in Zürich. Sie übernehmen Office-Management, Onboarding, HR-Dokumente und koordinieren Lieferantenkontakte. Zusätzlich unterstützen Sie Recruiting, Marketingaktivitäten und Projekte zur Prozessoptimierung.

Sie arbeiten eigenständig, bringen Organisationstalent und proaktive Arbeitsweise mit, und kommunizieren sicher auf Deutsch (Muttersprache) sowie Englisch. Führerschein B rundet das Profil ab.

Qualifications

• EFZ kaufmännische Grundbildung oder Ausbildung in Hotellerie mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung im Büro/Empfang und Organisation
• Englisch fliessend in Wort, Deutsch Muttersprache
• Proaktive Arbeitsweise, Vernetztes Denken

Responsibilities

• Office Management: Empfang von Gästen, Post, Materialbestellungen und Organisation des Büroalltags
• Sitzungsvorbereitung inkl. Unterlagen, Agenda und Nachbereitung
• Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Erstellung von HR-Dokumenten
• Lieferantenkontakte und Unterstützung beim Einkauf von Tools, Software und Material
• Recruiting-Unterstützung: Recherche, Direktansprache von Kandidierenden, Terminkoordination, CRM-Datenpflege
• Mitgestaltung des Marketings: LinkedIn-Posts, Canva-Grafiken, Kampagnen und Website-Inhalte
• Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung, Prozessoptimierung, KI-Tools unterstützen
• Organisation von Teamevents und Kulturpflege

Job description

Onyx Circle ist eine Headhunting- und Recruiting-Boutique mit Sitz in Zürich. Seit 2019 bringen wir Fach- und Führungspersönlichkeiten mit Unternehmen in der ganzen Schweiz zusammen, und zwar in vier Branchen, die wir wirklich verstehen: Bau & Architektur, Immobilien & Finanzen, Ingenieurwesen & Technik sowie IT & Digitalisierung.

Bei uns treffen langjährige Erfahrung und frische Perspektiven aufeinander. Wir arbeiten eng zusammen, denken mit und packen an, wo es gerade nötig ist. Wir übernehmen Verantwortung für unsere Arbeit, leben eine offene Fehlerkultur und feiern Erfolge gemeinsam.

Mit der wachsenden Zahl an Mandaten entwickeln wir auch unsere Organisation gezielt weiter. Dafür suchen wir eine Persönlichkeit, die das Tagesgeschäft verlässlich im Griff hat und gleichzeitig unternehmerisch mitdenkt. Die Rolle reicht von strukturierten, wiederkehrenden Aufgaben bis zu Themen, bei denen Ihr Urteil und Ihre Initiative gefragt sind. Manchmal stellt ein einziger Anruf den ganzen Tag auf den Kopf. Wer Zusammenhänge erkennt, Dinge proaktiv anpackt und selbstständig ins Ziel bringt, findet hier eine Position mit echtem Gestaltungsspielraum und direktem Draht zur Geschäftsführung.

Ihr Aufgabengebiet

• Office Management: Empfang von Gästen, Post, Materialbestellungen und Organisation des gesamten Büroalltags
• Vorbereitung von Sitzungen inklusive Unterlagen, Agenda und Nachbereitung
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Erstellung von HR-Dokumenten wie Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
• Erste Gespräche mit Lieferanten und Unterstützung beim Einkauf von Tools, Software und Material
• Unterstützung im Recruiting: Research, Direktansprache von Kandidatinnen und Kandidaten auf LinkedIn, Terminkoordination und Datenpflege im CRM
• Mitgestaltung unseres Marketings: LinkedIn-Posts, Grafiken in Canva, Kampagnen und Website-Inhalte
• Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung und Prozessoptimierung der Firma, gezielt unterstützt durch KI-Tools
• Organisation von Teamevents, die unsere Kultur lebendig halten
• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung EFZ oder eine Ausbildung in der Hotellerie mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Büro, Sekretariat, Front Office oder an der Réception, gerne auch in der Hotellerie
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), und zwar aus dem Arbeitsalltag
• Erste Erfahrung mit Canva und Freude daran, mit KI-Tools wie ChatGPT oder Claude effizienter zu arbeiten
• Vernetztes Denken und eine ausgeprägte proaktive Arbeitsweise: Sie erkennen, was ansteht, bevor jemand danach fragt
• Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein: Sie bringen Themen eigenständig ins Ziel
• Organisationstalent: Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten
• Gastgeber-Mentalität, ein gepflegtes Auftreten und keine Scheu, Menschen aktiv anzusprechen
• (Schweizer-)Deutsch als Muttersprache mit stilsicherem schriftlichem Ausdruck, Englisch fliessend in Wort
• Führerausweis Kat. B

Angebot

• Jahreslohn CHF 50'000 – 60'000 (auf 100%) zzgl. Bonus
• Pensum 60–80% bei einer 42-Stunden-Woche (100%)
• Rund 30 Tage Ferien: 25 Ferientage plus Betriebsferien über Weihnachten und Neujahr sowie ein geschenkter Brückentag nach Auffahrt
• Eine abwechslungsreiche Rolle zwischen Office, Marketing und Recruiting, ohne klassischen Arbeitsalltag
• Viel Freiheit, eigene Ideen einzubringen, und kurze Entscheidungswege direkt zur Geschäftsführung
• Ein Team aus erfahrenen und jungen Persönlichkeiten, in dem jeder jedem hilft
• Arbeitsplatz im Büro in Zürich, wo Austausch und Ideen direkt im Team entstehen
• Die Chance, die Weiterentwicklung einer wachsenden Agentur sichtbar mitzugestalten