Mitarbeiter*in Institutsadministration

Kanton Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur

Zentrale Lage in Bern

Teamorientiertes Arbeiten

Zusammenfassung

Das ARTORG Center der Universität Bern sucht eine motivierte Verwaltungskraft zur Übernahme der Institut- und Sekretariatsadministration. Sie führen das Sekretariat eigenständig, unterstützen Forschungsgruppenleiter*innen und Teams, koordinieren Abläufe und betreuen Workshops sowie Reisen.

Zudem übernehmen Sie Personal- und Finanzprozesse, erstellen Stelleninserate und unterstützen bei Absenzen- sowie Zeitkontrollen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Administrationserfahrung, Hochschulen oder Forschung vorteilhaft
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Aufgaben

• Instituts- und Sekretariatsadministration, eigenständige Führung des Sekretariats
• Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und Teams, Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz, Ablagenpflege und Dokumentation
• Organisation von Workshops, Tagungen und Institutsveranstaltungen, Reise- und Hotelbuchungen
• Beschaffung von Bürobedarf
• Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen
• Dokumente für Anstellungen ausländischer Mitarbeitender vorbereiten
• Stelleninserate, Arbeitszeugnisse erstellen, Absenzen-/Zeitkontrolle (JAZ Beauftragte*r)
• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten; Debitoren/Kreditoren-Workflow
• Spesenabrechnungen, Interne Kontrollsystem (IKS)

Kenntnisse

Selbstständige Arbeit

Teamfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Eigeninitiative

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Über uns

Das ARTORG Center for Biomedical Engineering Research ist ein strategisches Zentrum der Universität Bern und Teil der Medizinischen Fakultät. Es vereint interdisziplinäre Forschungsgruppen aus Technik und Medizin, die gemeinsam innovative Lösungen für klinische Herausforderungen entwickeln. Am ARTORG ist zudem der spezialisierte Masterstudiengang Biomedical Engineering angesiedelt, der in Kooperation mit der Berner Fachhochschule (BFH) durchgeführt wird. Ab sofort suchen wir eine Person, die unser Team mit Freude, Engagement und einem sicheren Händchen für Organisation bereichert.

Aufgaben

Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
• Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
• Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
• Beschaffung von Bürobedarf

Personaladministration

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)

Finanzadministration

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Die Stelle ist zunächst befristet, mit der Möglichkeit einer anschliessenden unbefristeten Anstellung.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Ihre Benefits

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit
• Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Teamorientiertes Arbeiten

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