Institutsadministration & Koordination – Organisationstalent

Kanton Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur

Zentrale Lage in Bern

Teamorientiertes Arbeiten

Zusammenfassung

Das ARTORG Center der Universität Bern sucht eine motivierte Verwaltungskraft zur Übernahme der Institut- und Sekretariatsadministration. Sie führen das Sekretariat eigenständig, unterstützen Forschungsgruppenleiter*innen und Teams, koordinieren Abläufe und betreuen Workshops sowie Reisen.

Zudem übernehmen Sie Personal- und Finanzprozesse, erstellen Stelleninserate und unterstützen bei Absenzen- sowie Zeitkontrollen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Administrationserfahrung, Hochschulen oder Forschung vorteilhaft
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Aufgaben

• Instituts- und Sekretariatsadministration, eigenständige Führung des Sekretariats
• Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und Teams, Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz, Ablagenpflege und Dokumentation
• Organisation von Workshops, Tagungen und Institutsveranstaltungen, Reise- und Hotelbuchungen
• Beschaffung von Bürobedarf
• Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen
• Dokumente für Anstellungen ausländischer Mitarbeitender vorbereiten
• Stelleninserate, Arbeitszeugnisse erstellen, Absenzen-/Zeitkontrolle (JAZ Beauftragte*r)
• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten; Debitoren/Kreditoren-Workflow
• Spesenabrechnungen, Interne Kontrollsystem (IKS)

Kenntnisse

Selbstständige Arbeit

Teamfähigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Eigeninitiative

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das ARTORG Center der Universität Bern sucht eine motivierte Verwaltungskraft zur Übernahme der Institut- und Sekretariatsadministration. Sie führen das Sekretariat eigenständig, unterstützen Forschungsgruppenleiter*innen und Teams, koordinieren Abläufe und betreuen Workshops sowie Reisen.

Zudem übernehmen Sie Personal- und Finanzprozesse, erstellen Stelleninserate und unterstützen bei Absenzen- sowie Zeitkontrollen.