Leitung Administration biz Oerlikon 60%

Kanton Zürich; Zürich; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Part time

Job summary

Der Kanton Zürich sucht eine engagierte Leitung Administration (60%) am Standort Zürich-Oerlikon. Sie führen ein kleines Team, verantworten die Administration mehrerer Abteilungen und den Empfang, sowie zentrale Ressourcen wie Finanzen und Infrastruktur.

Sie besitzen eine kaufmännische Ausbildung, Führungserfahrung und Weiterbildungen. Zudem kommunizieren Sie klar, arbeiten lösungsorientiert und unterstützen IT-Themen, insbesondere als Superuser der CRM-Anwendung BISO.

Qualifications

• Fachliche und personelle Führung von Administrationsteams.
• Erfahrung in Leitung von Administrationsteams und Organisationsentwicklung.
• Gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere IT-Anwenderkenntnisse.

Responsibilities

• Fachliche und personelle Führung von aktuell fünf Mitarbeitenden und einer Lernenden.
• Sicherstellung der einwandfreien Administration für vier Abteilungen, vier Fachstellen und den Empfang.
• Verantwortung für Rechnungsverarbeitung, Kassenführung, Beschaffung und Bewirtschaftung von Material, Infrastruktur und Dienstleistungen.
• Koordination infrastruktureller und logistischer Belange des kantonalen Standorts, inklusive Unterhalt, Reparaturen und Raumbesetzungen.
• Unterstützung des Teams bei digitalen Anwendungen und IT-Themen, Superuser der CRM-Applikation BISO; Mitarbeit an Organisations- und Prozessprojekten.

Skills

Führungserfahrung

Organisationsstärke

Kundenorientierung

IT-Anwenderkenntnisse

Education

kaufmännische Ausbildung

Führungsweiterbildung

Tools

CRM-BISO

Job description

Leitung Administration biz Oerlikon 60%

Fürs Leben gut – so lautet unser Motto. Als Teil der Bildungsdirektion des Kantons Zürich ist das Amt für Jugend und Berufsberatung für die Angebote im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe sowie in der Berufsberatung verantwortlich. Im Zentrum unserer Arbeit stehen Kinder, Jugendliche und Familien. Für sie setzen wir uns täglich mit viel Herzblut und Engagement ein.

Das biz Oerlikon ist ein kantonales Kompetenzzentrum für Berufs-, Studien- und Laufbahnberatung. Wir suchen per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine Leiterin oder einen Leiter Administration 60%.

Sie verantworten die fachliche und personelle Führung von aktuell fünf Mitarbeitenden und einer Lernenden im kaufmännischen Bereich. In dieser Funktion stellen Sie eine einwandfreie Administration für vier Abteilungen und vier Fachstellen sowie des Empfangs des biz Oerlikon sicher. Zudem unterstützen Sie administrativ und organisatorisch die Leitung biz Oerlikon. Sie verantworten die finanziellen und betrieblichen Ressourcen, insbesondere die Rechnungsverarbeitung, Kassenführung, Beschaffung und Bewirtschaftung von Material, Infrastruktur und Dienstleistungen des biz Oerlikon. Ausserdem koordinieren Sie sämtliche infrastrukturellen und logistischen Belange des kantonalen Gesamtstandorts, einschliesslich Unterhalt, Reparaturen, Raumreservationen sowie Unterstützung bei Veranstaltungen, Sitzungen und weiteren Anlässen. Sie unterstützen das Team bei digitalen Anwendungen und IT-Themen, insbesondere als Superuser der CRM-Applikation BISO und arbeiten in Projekten zur Organisations- und Prozessentwicklung mit.

Wir suchen eine sehr engagierte und motivierte Leitungsperson aus dem Administrationsbereich mit Interesse im Bereich der Berufs-, Studien- und Laufbahnberatung. Sie haben neben Ihrer kaufmännischen Ausbildung einige Jahre Praxiserfahrung in der Leitung von Administrationsteams und verfügen über eine Führungsweiterbildung. Zudem sind Sie gut organisiert, flexibel und zuverlässig. Klare, respektvolle und wertschätzende Kommunikation ist Ihnen ebenso wichtig wie eine konstruktive Zusammenarbeit. Sie verfügen über eine hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung und sind ausgesprochen ressourcen- und lösungsorientiert. Freude im Umgang mit den unterschiedlichsten Menschen und Ihr Humor zeichnen Sie aus. Sie agieren selbständig, überzeugen mit soliden Deutsch- und IT-Anwenderkenntnissen.

Es erwartet Sie eine herausfordernde, vielseitige und selbstständige Tätigkeit in einem erfahrenen und motivierten Team. Wir bieten Ihnen kantonale Anstellungsbedingungen sowie einen modernen Arbeitsplatz in Gehdistanz zum Bahnhof Zürich-Oerlikon.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Stephan Oetterli,Leiter biz Oerlikon, 043 259 96 64, gerne zur Verfügung.