Leiterin / Leiter Sekretariat

Jobup; Wil (SG); Sur place; CHF 95 000 - 135 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Poste de direction passionnant et vari

Équipe motivée et collégiale

Environnement ouvert et bien rodé

Formation continue constante

Résumé du poste

Helbling recherche une Responsable du secrétariat pour son centre de développement et d'innovation à Wil, composé de 110 collaborateurs. Vous dirigez l'équipe et soutenez la direction, tout en participant activement aux opérations quotidiennes et aux processus transverses.

Le poste exige une formation commerciale et plusieurs années d'expérience, avec un leadership participatif et une forte orientation service.

Qualifications

• Formation commerciale solide et plusieurs années d'expérience dans une fonction d'assistance exigeante.
• Expérience dans la gestion technique et du personnel d'une petite équipe.
• Leadership participatif et sens des opérations quotidiennes.
• Service oriented attitude et engagement.
• Organisation méthodique et résolution orientée solutions.
• Capacité à prioriser et à garder une vue d'ensemble sous pression.
• Compétences sociales et capacité à développer les collaborateurs; entretiens difficiles.
• Allemand très bon à l'oral et à l'écrit; anglais bon.
• Maîtrise avancée MS Office; ABACUS est un avantage.

Responsabilités

• Diriger et coordonner l'équipe secrétariat et soutenir la direction.
• Gérer facturation, heures/frais, voyages et événements.
• Exploitation des données ERP et CRM et appui au recrutement et salons.
• Maintenir confidentialité et discrétion.
• Développer les processus et favoriser autonomie et efficacité.

Connaissances

Leadership participatif

Gestion d'équipe

Orientation service

Organisation personnelle

Prise de décision

Communication interculturelle

Formation

Formation commerciale solide

Outils

MS Office

ABACUS

Description du poste

Responsable du secrétariat

Pour notre centre de développement et d'innovation à Wil, comptant 110 collaborateurs, nous recherchons une personne expérimentée, orientée service et engagée. Vous dirigez notre équipe de secrétariat tout en participant activement aux opérations quotidiennes.

Domaine d'activité

En tant que pivot central de notre secrétariat, vous dirigez et coordonnez l'équipe et assurez ensemble un support professionnel et sans faille à notre direction, aux chefs de projet et aux collaborateurs.

Vous participez activement aux opérations quotidiennes et assumez des tâches variées telles que la facturation, le contrôle des heures et des frais, l'organisation de voyages et d'événements, la gestion des données ERP et CRM ainsi que le soutien au processus de recrutement et à la planification des salons. L'accueil et la prise en charge de nos clients et partenaires commerciaux font également partie de vos responsabilités.

En tant qu'assistante expérimentée, vous soutenez notre direction et le management dans des tâches organisationnelles et administratives plus exigeantes et gérez les informations confidentielles avec assurance et discrétion.

Dans votre fonction de direction, vous coordonnez les tâches et les ressources du secrétariat, menez des entretiens avec les collaborateurs et de développement, et assumez, conjointement avec votre supérieur, la responsabilité des questions relatives au personnel, à la performance et à la collaboration. Parallèlement, vous développez de manière pragmatique les processus et encouragez un travail autonome et efficace au sein de l'équipe.

Exigences

Vous possédez les qualités suivantes :

• Formation commerciale solide et plusieurs années d'expérience dans une fonction d'assistance exigeante, idéalement en tant qu'assistant(e) de direction ou de management
• Expérience dans la gestion technique et du personnel d'une petite équipe
• Goût pour un rôle de leadership participatif et pour les opérations quotidiennes
• Orientation marquée vers le service ainsi qu'une attitude assurée et engageante
• Talent organisationnel avec une méthode de travail autonome, pragmatique et orientée solutions
• Capacité à établir des priorités, à prendre des décisions et à garder une vue d'ensemble même dans des situations stressantes
• Grande compétence sociale ainsi que capacité à développer les collaborateurs et, si nécessaire, à mener des entretiens difficiles
• Très bonnes connaissances de l'allemand et bonnes connaissances de l'anglais, à l'oral et à l'écrit
• Très bonnes compétences en MS Office ; des connaissances d'ABACUS sont un avantage

Avantages Helbling

• Un poste de direction passionnant et varié
• Une équipe motivée, dynamique et collégiale
• Un environnement ouvert avec une équipe bien rodée
• Des domaines d'activité intéressants et stimulants dans une entreprise dynamique
• Un lieu de travail central avec une bonne connexion aux transports publics
• Des hiérarchies plates et des possibilités de formation continue constantes
• Des conditions de travail et d'emploi progressistes