Executive & HR Administration Lead

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee; Kloten; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Helvetic Motion AG in Zürich sucha eine erfahrene HR-Administratorin zur Unterstützung der HR-Administration und der Geschäftsleitung. Es handelt sich um eine vielseitige Position mit Schwerpunkt HR-Themen und administrativen Aufgaben entlang des Employee Lifecycles.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung, erstellen Arbeitsverträge, bewilligen und ändern Verträge, verwalten Personalstammdaten und Zeiterfassung, sowie payroll-bezogene Aufgaben.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Aufgaben

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer französischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Kenntnisse

HR-Administration

Payroll

Executive Assistant

Contract Management

Arbeitsrecht

Zahlenaffinität

Diskretion

MS Office

Sprachen

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

HR-Weiterbildung

Payroll-Erfahrung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Helvetic Motion AG in Zürich sucha eine erfahrene HR-Administratorin zur Unterstützung der HR-Administration und der Geschäftsleitung. Es handelt sich um eine vielseitige Position mit Schwerpunkt HR-Themen und administrativen Aufgaben entlang des Employee Lifecycles.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung, erstellen Arbeitsverträge, bewilligen und ändern Verträge, verwalten Personalstammdaten und Zeiterfassung, sowie payroll-bezogene Aufgaben.