Executive Assistant CEO 80–100 % (all)

Oetiker Group; Zürich; Vor Ort; CHF 120.000 - 180.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Oetiker Group sucht eine:n erfahrene:n Executive Assistant zur unterstützung des CEO, Geschäftsleitung und Verwaltungsrats. Sie arbeiten eigenständig, verantwortungsbewusst und mit hoher Qualitätsanspruch in einem internationalen Familienunternehmen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Agenda- und Reisekoordination, Erstellung von Präsentationen, Organisation von Meetings, sowie Begleitung von Sitzungen und Generalversammlung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS 365 sind erforderlich.

Qualifikationen

• Executive Assistant auf CEO-/Verwaltungsratsebene idealerweise in internationalem Umfeld.
• Stilsicheres Deutsch, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und professionelles Auftreten.

Aufgaben

• Koordination der Agenda, Mailbox und Prioritäten des CEO sowie internationale Geschäftsreisen.
• Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Sitzungsunterlagen für den CEO.
• Organisation von Meetings, Off-sites und Workshops für CEO und Verwaltungsrat.
• Begleitung von Verwaltungsratsitzungen inklusive Jahresplanung und Protokollführung.
• Organisation der Generalversammlung und des Aktionariats; Koordination rechtlicher Themen.
• Aufbereitung, Redaktion und Qualitätssicherung von Reports und Entscheidungsunterlagen.

Kenntnisse

Executive Assistant-Erfahrung

CEO-/Board-Erfahrung

Deutsch (Stilsicher)

Englisch (Fließend)

Microsoft 365

AI-Technologie

Organisationstalent

Reisebereitschaft

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Unternehmensbeschreibung

Teil von ‘TeamOetiker’ zu sein bedeutet, mit über 2'000 Menschen in 32 Ländern und an 13 Produktionsstandorten zusammenzuarbeiten. Wir sind der führende Anbieter von High-End-Verbindungslösungen für Automobil- und Industrieanwendungen. Unsere Klemmen, Schellen, Ringe, Bänder und Schnellverbinder finden sich an praktisch jedem Fahrzeug der Welt und in Millionen von Haushaltsgeräten. Wir sind ein Schweizer Familienunternehmen mit einer langfristigen Perspektive und dem Fokus auf nachhaltigen Geschäftserfolg.
Anlässlich unserer Nachfolgeplanung suchen wir dich für diese vielseitige Vertrauensposition.

Stellenbeschreibung

Als zentrale organisatorische Drehscheibe sorgst du für reibungslose Abläufe, verlässliche Governance-Prozesse und einen professionellen Informationsfluss. Du unterstützt den CEO, die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat auf höchstem professionellem Niveau. Du arbeitest vorausschauend, eigenständig und mit ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein in einem internationalen erfolgreichen Schweizer Familienunternehmen.

• Koordination der Agenda, Mailbox und Prioritäten des CEO sowie Organisation internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Sitzungsunterlagen für den CEO
• Organisation von Meetings, Off-sites und Workshops für den CEO und Verwaltungsrat
• Professionelle Begleitung von Verwaltungssratsitzungen und Ausschüssen inklusive Jahresplanung, Sitzungsunterlagen, Protokollführung
• Organisation und Betreuung der Generalversammlung und des Aktionariats
• Koordination von Handelsregistermutationen, Unterschriften, Beglaubigungen und weiteren gesellschaftsrechtlichen Themen
• Aufbereitung, Redaktion und Qualitätssicherung von Reports, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Zentrale Schnittstelle für Verwaltungsrat, Aktionariat, Management sowie interne und externe Partner
• Sicherstellung eines effizienten und organisierten Büroalltags

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung (sowie Weiterbildung als Direktionsassistent von Vorteil)
• Berufserfahrung als Executive Assistant CEO-, Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsebene, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Hohe Integrität, absolute Diskretion und ein souveränes, verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, vernetztes Denken und die Fähigkeit, komplexe Abläufe und wechselnde Prioritäten souverän zu steuern
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und ausgeprägter Hands-on-Mentalität
• Hohe Dienstleistungsorientierung und Flexibilität
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 sowie AI-Technologie
• Reisebereitschaft (ca 1-2 Dienstreisen pro Jahr)
• Bereitschaft für physische Präsenz am Hauptsitz in Horgen

Was dich erwartet

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum
• Ein international tätiges Schweizer Familienunternehmen mit einer Kultur, die von Vertrauen, Respekt und Zusammenarbeit geprägt ist
• Attraktive Rahmenbedingungen sowie Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Komm zu uns, um weiterzukommen.

Seit mehr als 75 Jahren ist Oetiker führender Hersteller von High-End-Verbindungslösungen für OEMs weltweit. Als Arbeitgeber bieten wir unseren Mitarbeitenden attraktive internationale Herausforderungen und viele Entwicklungsmöglichkeiten. Vielfalt und hohe Qualitätsstandards sind die Grundpfeiler unserer Unternehmenskultur. So verbinden wir die Visionen von heute mit der Technologie von morgen.