Direktionsassistent/-in

Federal Office of Sport FOSPO; Magglingen; Vor Ort; CHF 48.000 - 64.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Federal Office of Sport FOSPO in Magglingen sucht eine erfahrene Assistenz der Direktorin zur vorausschauenden Unterstützung von Termins- und Dossierskoordination. Sie bereiten Amtsleitungssitzungen vor und nach, protokollieren Beschlüsse und verfolgen Pendenzen nach.

Sie organisieren Klausuren, Workshops und Tagungen, bewirtschaften Geschäftsdokumente in Acta Nova und nutzen M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion; funktionsbezogene Weiterbildung von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von M365 sowie Erfahrung mit elektronischer Geschäftsverwaltung, idealerweise Acta Nova
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Selbständigkeit und sichere Priorisierung – auch bei parallelen oder kurzfristigen Aufträgen
• Stilsicherer Ausdruck in Wort und Schrift sowie Erfahrung in der Protokollführung
• Verbindliches, adressatengerechtes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen; Kenntnisse einer dritten Amtssprache und Englisch von Vorteil

Aufgaben

• Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
• Sitzungen der Amtsleitung vor- und nachbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
• Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
• Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination nutzen
• Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings und Verträgen koordinieren
• In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen pragmatisch weiterentwickeln

Kenntnisse

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Priorisierung

Protokollführung

Teamarbeit

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung

Weiterbildung im Assistenzbereich

Tools

M365

Acta Nova

Jobbeschreibung

Magglingen | 60-60%

• Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
• Sitzungen der Amtsleitung vor- und nachbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
• Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
• Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination nutzen
• Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen koordinieren
• In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen pragmatisch weiterentwickeln

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Die Direktorin und die Leiterin Direktionsstab vorausschauend unterstützen sowie Termine, Dossiers und Fristen koordinieren
• Sitzungen der Amtsleitung vor- und nachbereiten, Beschlüsse protokollieren und Pendenzen nachverfolgen
• Klausuren, Workshops und Tagungen organisieren und begleiten
• Geschäfte und Dokumente in Acta Nova bewirtschaften sowie M365 für Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination nutzen
• Administrative Arbeiten zu Revisionen, Reportings, Erhebungen und Verträgen koordinieren
• In Projekten mitarbeiten und administrative Abläufe sowie digitale Vorlagen pragmatisch weiterentwickeln

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Grundbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion; funktionsbezogene Weiterbildung von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von M365 sowie Erfahrung mit elektronischer Geschäftsverwaltung, idealerweise Acta Nova
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Selbständigkeit und sichere Priorisierung – auch bei parallelen oder kurzfristigen Aufträgen
• Stilsicherer Ausdruck in Wort und Schrift sowie Erfahrung in der Protokollführung
• Verbindliches, adressatengerechtes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Sehr gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen; Kenntnisse einer dritten Amtssprache und Englisch von Vorteil

Auf den Punkt gebracht

Mit selbständiger, vorausschauender Organisation, Diskretion und hohem Qualitätsbewusstsein sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Direktionsstab und eine wertschätzende Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Anspruchsgruppen des BASPO.

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Für den Sport und die Bewegung in der Schweiz

Das Bundesamt für Sport (BASPO) fördert den Sport und seine Werte – für alle Alters- und Leistungsgruppen. Das BASPO vereinigt Sportpolitik, Sportförderung und Ausbildung: Dazu gehören das grösste Schweizer Sportförderprogramm Jugend+Sport und in Magglingen und Tenero Ausbildungs-, Kurs-, und Trainingszentren. Die Eidgenössische Hochschule für Sport Magglingen EHSM befasst sich als einzige Schweizer Hochschule mit Ausbildung, Entwicklung, Forschung und Dienstleistung im Bereich Sport.

Zusätzliche Informationen

Die Stelle erfordert punktuell zeitliche Flexibilität – beispielsweise wenn eine Sitzung länger dauert oder ein geplanter arbeitsfreier Tag ausnahmsweise verschoben werden muss. Wie gut lässt sich eine solche Flexibilität mit Ihrer persönlichen Situation vereinbaren?

Fragen zur Stelle

Eliane Hostettmann [phone]

Fragen zur Bewerbung

Anita Banderini [phone]