Fachspezialist/-in Geschäftskoordination

Bundesamt für Sozialversicherungen BSV; Bern; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) in Bern bietet eine herausfordernde Position zur Bereichskoordination von Geschäfts- und Parlamentsgeschäften im Rahmen von 80–100% Anstellung. Sie koordinieren Sitzungen, Berichte und wichtige Termine und unterstützen die Amtsdirektorin in planning und externen Anlässen.

Sie bringen 2–3 Jahre relevante Verwaltungserfahrung, Organisationstalent und aktive Sprachkenntnisse in Deutsch und Französisch mit.

Qualifikationen

• 2–3 Jahre relevante Berufserfahrung in Verwaltung oder Koordination.
• Kenntnisse der Abläufe bei Bundesrats- und Parlamentsgeschäften (Acta Nova)
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise; Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit; Dienstleistungsorientiert, Verlässlichkeit und Diskretion
• Gute Kenntnisse mindestens einer zweiten Amtssprache, ideal Deutsch und Französisch

Aufgaben

• Betreuen parlamentarische Geschäfte und Bundesratsgeschäfte
• Koordinieren parlamentarische Kommissionssitzungen und Sessionsgeschäfte des BSV
• Verantworten das Amtscontrolling und informieren Direktorin und Geschäftsleitung regelmäßig
• Leiten bereichsübergreifende Projekte zur Konzeption, Einführung und Weiterentwicklung neuer Geschäftsprozesse
• Sicherstellen der effizienten Unterstützung der Amtsdirektorin durch Koordination von Geschäften, Sitzungen, Terminen und administrativen Aufgaben
• Verantworten die Sitzungsorganisation und Protokollierung der Geschäftsleitungssitzungen sowie die Vorbereitung und Koordination von Auftritten der Amtsdirektorin

Kenntnisse

Koordination

Kommunikation

Organisationsfähigkeit

Sprachkenntnisse

Diskretion

Ausbildung

Höhere Berufsbildung

Jobbeschreibung

Bern, Schweiz (und Homeoffice) | 80-100%

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Betreuen parlamentarische Geschäfte und Bundesratsgeschäfte
• Koordinieren parlamentarische Kommissionssitzungen und Sessionsgeschäfte des BSV
• Verantworten das Amtscontrolling und stellen sicher, dass die Direktorin und die Geschäftsleitung jederzeit über den aktuellen Stand der Amts-, Parlaments- und Bundesratsgeschäfte informiert sind
• Leiten bereichsübergreifende Projekte zur Konzeption, Einführung und Weiterentwicklung neuer Geschäftsprozesse sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Prozessmanagements
• Sicherstellen der effizienten Unterstützung der Amtsdirektorin durch Koordination von Geschäften, Sitzungen, Terminen und administrativen Aufgaben
• Verantworten die Sitzungsorganisation und Protokollierung der Geschäftsleitungssitzungen sowie die Vorbereitung und Koordination von Auftritten der Amtsdirektorin

Das macht Sie einzigartig

• Höhere Berufsbildung (z.B. eidg. Fachausweis Verwaltung, Kauffrau/-mann mit Weiterbildung o.ä.)
• 2–3 Jahre funktionsrelevante Erfahrung in Verwaltungs- oder Koordinationsaufgaben, idealerweise im Kontext der Bundesverwaltung
• Fundierte Kenntnisse der Abläufe bei Bundesrats- und Parlamentsgeschäften (inkl. Acta Nova); Kenntnisse der bundesinternen Prozesse und Strukturen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise; ausgeprägte Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit; Dienstleistungsorientiert, Verlässlichkeit und Diskretion
• Gute aktive Kenntnisse mindestens einer zweiten Amtssprache und wenn möglich über passive Kenntnisse einer dritten Amtssprache; wichtigste Arbeitssprachen sind Deutsch und Französisch

Auf den Punkt gebracht

Sie steuern, koordinieren und überwachen Bundesrats-, Departements- und Amtsgeschäfte und stellen sicher, dass alle Beteiligten stufengerecht informiert sind. Zudem unterstützen Sie die Amtsdirektorin bei der Planung des Tagesgeschäfts, politischen Geschäften, Amtsanlässen und externen Anlässen.

Das bieten wir

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
• Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
• Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Wir gestalten die soziale Sicherheit für die Schweiz von morgen

Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) sorgt dafür, dass das Netz der sozialen Sicherheit einwandfrei funktioniert und neuen Herausforderungen gewachsen ist. Zudem ist das BSV das Kompetenzzentrum des Bundes für Familien-, Kinder und Jugendfragen, Generationenbeziehungen und für Sozialpolitik.

Die Ämter des Eidgenössischen Departements des Innern (EDI) engagieren sich systematisch für gute Arbeitsbedingungen und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden und sind mit dem Label Friendly Work Space ausgezeichnet.

Zusätzliche Informationen

Fragen zur Stelle

Adrian Ruprecht
Leiter Bereich Geschäftskoordination

Fragen zur Bewerbung

Vittoria Di Leone
HR Business Partner