Commis-e administratif/ve 5

Université de Genève; Genf; On-site; CHF 55,000 - 75,000; Part time

Job summary

Die Université de Genève sucht eine/n Commis-e administratif/ve 5 RH zu 60% im Bereich Verwaltung der Ressourcen im RH-Bereich, mit Fokus auf Lehre und Forschung. Sie arbeiten eng mit der RH-Division, der Fakultät und den HUG zusammen.

Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von CCER Senior-Dossiers, die Sicherstellung der Rechtskonformität und die Koordination von Verträgen und Mandaten. Wir suchen eine autonome, genaue Person mit maturité, 5 Jahren Erfahrung sowie guten Französisch- und

Qualifications

• Maturität oder gleichwertige Ausbildung, ergänzt durch HR-Zertifikat.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Personalwesen/Verwaltung.
• Sehr gute Französisch- und gute Englischkenntnisse (mind. B2).
• Analytische, synthese- und organisatorische Fähigkeiten.

Responsibilities

• Dossiers des CCER Senior von Einstellung bis Vertrag bearbeiten, inkl. Offenlegungen.
• Verfolgung der Unterlagen bis zum Vertrag, Koordination mit HR und Fakultät.
• Unterstützung bei Mandats- und Vertragsprozessen, Fristen und Protokollen.
• Datenpflege, Anträge für Permits und administrative Formalitäten koordinieren.
• Nachverfolgung von Beschäftigungsverhältnissen, Abwesenheiten, Pensionierungen.
• Schnittstelle HR-Fakultät, Verbreitung von Verfahren und Richtlinien.

Skills

Maturität

Französisch (B2)

Englisch (B2)

Analytische Fähigkeiten

Organisatorische Fähigkeiten

Education

Maturität oder gleichwertige Ausbildung

Zertifikat in Ressourcen RH

Job description

Die Université de Genève bietet eine spannende Stelle als Commis-e administratif/ve 5. Arbeiten Sie in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld und profitieren Sie von attraktiven Arbeitsbedingungen.

Aufgaben

• Unterstützen Sie die Verwaltung der Ressourcen im Bereich RH.
• Koordinieren Sie die Dossiers der Lehr- und Forschungskollegen.
• Stellen Sie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sicher.

Fähigkeiten

• Erforderlich sind eine Maturität und fünf Jahre Erfahrung.
• Gute Kenntnisse in Französisch und Englisch sind notwendig.
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten sind von Vorteil.

La Faculté de médecine de l’Université de Genève bénéficie d’une dynamique multiculturelle enrichissante à laquelle elle contribue par son rayonnement dans le cadre de ses missions d’enseignement, de recherche et de son partenariat avec les Hôpitaux universitaires de Genève.

Le Décanat de la Faculté de médecine recherche un-e :

Commis-e administratif/ve 5 RH à 60 %

Gestion administrative du CCER senior et coordination RH

Rattaché-e à l’équipe RH du Décanat, vous assistez l’administratrice en charge des ressources humaines dans le traitement et le suivi de dossiers complexes concernant le corps des collaborateurs/trices de l’enseignement et de la recherche senior. Vous assurez également le lien avec la Division des ressources humaines, les départements de la Faculté et les HUG.

Vos principales activités seront les suivantes :

• Étudier et traiter les dossiers d’engagement, de nomination du CCER senior en veillant au respect des dispositions légales et des procédures applicables;
• Assurer le suivi des dossiers soumis à la Commission du corps des collaborateurs/trices de l’enseignement et de la recherche, depuis leur constitution jusqu’à l’établissement du contrat, y compris les ouvertures de poste, le contrôle des rapports et la transmission aux instances compétentes;
• Participer au processus de renouvellement des mandats : tenue des calendriers et échéanciers, collecte et contrôle des documents, préparation des Commissions, rédaction des comptes rendus, suivi des décisions et transmission des dossiers finaux à la Division RH;
• Initier et contrôler les données contractuelles, les demandes de permis et les autres formalités administratives liées aux engagements, en coordination avec les secrétariats, les départements et la Division RH;
• Coordonner le suivi administratif des collaborateurs/trices en fonction : mise à jour des dossiers, prolongations, absences et congés, fins de mandat, départs à la retraite et autres situations particulières;
• Assurer le rôle de relais entre la Division RH et la Faculté, diffuser les procédures et directives, renseigner les interlocuteurs/trices et soumettre les situations complexes à la hiérarchie avec des propositions de solution;
• Contribuer au back-office RH, à la continuité du Service et à l’élaboration de statistiques relatives au personnel selon les besoins.

Titre et compétences exigés

• Être titulaire d’une maturité professionnelle ou d’une formation jugée équivalente, complétée par un certificat en ressources humaines.
• Justifier d’au moins cinq années d’expérience dans une fonction comparable, dans le domaine des ressources humaines et de la gestion administrative.
• Maîtrise du français, bonnes connaissances de l’anglais (niveau B2 minimum).
• Être à l'aise avec les outils bureautiques usuels et savoir s'adapter rapidement aux systèmes d’information et aux applications métier.
• Connaissance de l’administration publique, du milieu universitaire et des HUG constitue un atout.
• Bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction. Savoir appliquer un cadre réglementaire à des situations administratives complexes.

Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse et discretète, qui saura anticiper les échéances, hiérarchiser les priorités et assurer un suivi fiable des dossiers. Votre sens du service et vos qualités relationnelles vous permettront de collaborer efficacement avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Entrée en fonction

1er janvier 2027

Contrat de droit public d'une durée indéterminée.

L'Université de Genève offre des conditions d’engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.