Commis ou Commise administrative - 100%

Hug-; Genf; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Les Hôpitaux Universitaires de Genève recherchent un(e) Commis/Commise administrative pour le service rémunération et assurances sociales à 100%. Sous la direction de la cheffe du service, vous assurez l’assistanat et les activités administratives, préparez les dossiers, coordonnez les séances et accueillez les nouveaux collaborateurs.

Vous suivez les plannings et assurez le suivi des procédures. Diplôme de commerce ou CFC requis; expérience 3–5 ans dans un secrétariat exigeant; maîtrise

Qualifikationen

• Expérience 3 à 5 ans au sein d’un secrétariat exigeant responsabilité et autonomie.
• Bonne orthographe et rédaction autonome.
• Connaissance des assurances sociales et de l’imposition à la source.

Aufgaben

• Gérer l’assistanat du chef du service et l’ensemble des activités administratives et logistiques du service rémunération et assurances sociales.
• Préparer les dossiers spécifiques et coordonner les séances du service (organisation, documentation, PV).
• Assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, suivre les plannings (absences, vacances) via le logiciel dédié.
• Rédiger des attestations, quittances et certificats de salaires et suivre les paiements des retraites et allocations.
• Contribuer au protocole de paie et veiller à la conformité des procédures et des règles légales.

Kenntnisse

Rigueur et fiabilité

Confidentialité

Organisation et priorités

Aisance rédactionnelle

Bon relationnel

Ausbildung

Diplôme de commerce ou CFC d’employé/employée de commerce ou titre équivalent

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

ECDL standard

Jobbeschreibung

Commis ou Commise administrative - service rémunération et assurances sociales - 100%

• Department: Direction des ressources humaines

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2025 en cliquant ici .

La Direction des ressources humaines a pour principale mission d’assurer le développement du capital humain de l’institution en perspective de l’évolution organisationnelle. Elle recherche constamment à innover, challenger et améliorer ses pratiques tout en basant sa stratégie sur l’expérience positive des collaborateurs et collaboratrices. La politique RH des HUG se fonde sur le développement des compétences et des parcours professionnels en adéquation avec les besoins institutionnels et se concentre sur la prise en compte de la personne, de l’équilibre vie professionnelle/vie privée et de la santé et sécurité au travail.

Le service rémunération et assurances sociales est compétent pour toutes les questions liées aux salaires et aux assurances sociales.

En rattachement direct à la cheffe du service rémunération et assurances sociales, vous avez la responsabilité de gérer de manière autonome son assistanat ainsi que l’ensemble des activités administratives et logistiques du service rémunération et assurances sociales.

Pour faciliter le bon fonctionnement du service, vous préparez les dossiers spécifiques confiés par votre hiérarchie et vous coordonnez les séances du service (organisation, réalisation de la documentation ou support et prise de PV). Vous assurez la mise en place logistique et informatique des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et vous participez à leur l'accueil. Vous garantissez par ailleurs le suivi et la conformité des plannings de l’équipe (absences, plan des vacances) notamment au moyen du logiciel dédié.

Votre aisance à rédiger de manière autonome et votre orthographe irréprochable vous permettent de suivre et mettre en place un volume conséquent de courriers type. Vous gérez également le processus des commandes et des livraisons du service.

Vous rédigez des attestations, quittances et certificats de salaires pour les personnes ayant perçu une allocation de survivantes et survivants et intervenantes et intervenants externes et vous suivez la réconciliation des paiements des retraites anticipées en relation avec la caisse de pension. Dans chacune de vos activités polyvalentes, vous tenez compte des directives internes, et de la conformité aux dispositions légales et réglementaires. Vous contribuez à l'élaboration du protocole de paie, vous réalisez diverses activités de contrôle et vous établissez et suivez des tableaux de bord. Vous calculez l'imposition à la source applicable aux intervenants et intervenantes externes et en assurez le suivi administratif. Vous gérez également les revenus de minime importance, de leur déclaration à leur suivi, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Vous réalisez le suivi et saisissez l'activité médicale privée. Vous assurez enfin le suivi des allocations familiales pour le personnel travaillant dans le canton du Valais.

Vous êtes au bénéfice d'un diplôme de commerce ou CFC d'employé ou employée de commerce ou titre jugé équivalent.

Une expérience confirmée de 3 à 5 ans au sein d'un secrétariat exigeant responsabilité, autonomie, rapidité d'exécution, fiabilité, sens prononcé de la confidentialité et de la discrétion est requis.

Vous avez des connaissances en assurances sociales, notamment l'AVS ainsi qu'en matière d'imposition à la source. Vous êtes reconnu pour rigueur avec les chiffres.

Vous êtes titulaire de la certification ECDL standard à minima et vous démontrez de l'aisance et de l'intérêt pour les outils informatiques en généralet une très bonne maîtrise des applications Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Vous avez un sens développé de l'organisation et des priorités, de même qu'une bonne résistance au stress.

De nature ouverte, vous vous montrez disponible, polyvalente ou polyvalent et flexible. Vous faites preuve d'une vivacité d'esprit, d'entregent et d'une aisance dans la communication. Une excellente maîtrise de la langue française est indispensable.

Une excellente maîtrise de la langue française est indispensable (capacité à rédiger de manière autonome, orthographe irréprochable).

• Entrée en fonction : 01.01.2027
• Nombre de poste: 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 11
• Délai de candidature : 03.11.2026
• Demande de renseignements : MmeM. Rouge, cheffe du service rémunération et assurances sociales, mail: [e-mail] .

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.