Collaborateur-trice administratif-ve / Front Office

Staat Freiburg - Etat de Fribourg; Freiburg; On-site; CHF 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

Le Service des bâtiments de l'État de Fribourg recrute un-e collaborateur-trice administratif-ve expérimenté-e pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat, la gestion du courrier et l'accueil téléphonique, et pour soutenir les procédures de marchés publics.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes et la direction, gérerez le calendrier et les commandes via l'ERP, et veillerez à la qualité du service public avec rigueur et sens du service.

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation équivalente.
• Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction administrative exigeante.
• Maîtrise parfaite du Français à l'oral et à l'écrit; bonnes connaissances de l'allemand.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses
• Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante
• Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service
• Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l'ERP
• Soutenir et accompagner les collaborateurs dans l'utilisation des outils et procédures administratifs
• Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics et annexes
• Suivre les dossiers dans les outils de gestion documentaire
• Garantir l'homogénéité des processus administratifs au sein de l'équipe
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et méthodes de travail
• Soutenir ponctuellement l'administration RH

Skills

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Gestion des commandes et ERP

Esprit d'équipe

Education

CFC d'employé-e de commerce

Tools

Microsoft 365

SAP S/4HANA

Axioma

Job description

Taux d'activité:80-90%

Lieu / District:Fribourg, CH, Sarine, CH

Délai de postulation:25.10.2026

Date d'entrée en fonction:01.01.2027 ou à convenir

Type de contrat:CDI

N° de référence:10541

Qui sommes-nous?

Le Service des bâtiments (SBat) est un service central de l'Etat de Fribourg dont la mission est de construire, d'acquérir, de louer et d'entretenir le parc immobilier de l'Etat de Fribourg, soit environ 700 objets.

Rattaché-e à la section Finances & Administration, le-la collaborateur-trice administratif-ve / Front Office occupe une fonction transversale essentielle au sein du SBat. Il-elle assure le bon fonctionnement quotidien du service, soutient les équipes dans leurs démarches administratives et garantit le suivi rigoureux des dossiers, des commandes, de la correspondance et des procédures. Point de contact privilégié pour les partenaires internes et externes, il-elle contribue directement à la qualité du service rendu et à la fluidité des activités du SBat.

Pourquoi nous rejoindre ?

L'Etat-employeur encourage la conciliation vie professionnelle et vie privée et offre un environnement et des conditions de travail attractifs à ses collaborateur-trice-s. Pour en savoir plus, suivez ce lien.

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un-e collaborateur-trice administratif-ve expérimenté-e, capable d'évoluer dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement et où la qualité du service constitue une priorité.

Vos missions

Au sein du secrétariat du Service des bâtiments, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif du service. Vos principales activités sont les suivantes :

• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses
• Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante
• Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service
• Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l'ERP
• Soutenir et accompagner les collaborateur-trice-s dans l'utilisation des outils et des procédures administratifs
• Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics, notamment établir les documents liés aux adjudications et aux décisions administratives
• Assurer le suivi des dossiers dans les outils de gestion documentaire
• Garantir l'homogénéité des processus administratifs au sein de l'équipe
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et contribuer à l'évolution des méthodes de travail
• Soutenir de manière ponctuelle l'administration RH

Profil souhaité

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Expérience de 5 ans confirmée dans une fonction administrative exigeante nécessitant une approche orientée solutions en faisant preuve d'initiative et d'amélioration continue
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils informatiques notamment SAP S/4hana et/ou Axioma
• Doté-e d'un excellent sens du service public, vous avez un intérêt pour les procédures administratives nécessitant de l'organisation, de la rigueur et de la précision
• Capacité à comprendre rapidement de nouveaux processus
• Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément, vous appréciez le travail en équipe et les contacts avec des interlocuteurs-trice-s varié-e-s
• Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et bonnes connaissances de la langue allemande