Part-Time Business Operations & Admin Coordinator

intelliCard Solutions AG; Rapperswil; Hybrid; CHF 30,000 - 54,000; Part time

Job summary

Boldmoves sucht eine engagierte Person im Teilzeitpensum (40–60%) zur Unterstützung unseres kleinen Teams in Rapperswil. Die Rolle umfasst Office Management an zwei Standorten (Rapperswil und Konstanz), Ressourcencontrolling für Kundenprojekte, Buchhaltungszuarbeit, Vertriebsunterstützung und allgemeine Assistenz.

Sie arbeiten deutsch/englisch, bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung in Administration mit und haben idealerweise Kenntnisse in HubSpot, Jira, Confluence oder n8n.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in kaufmännischer Administration, Backoffice, Sachbearbeitung oder Assistenz
• Praktische Erfahrung mit Rechnungserfassung und Fakturierung in einer Buchhaltungssoftware
• Deutsch und Englisch auf hohem Niveau in Wort und Schrift
• Wohnsitz im Einzugsgebiet: Ein Präsenztag pro Woche in Rapperswil muss für Sie machbar sein
• Arbeitsbewilligung für die Schweiz oder Anspruch darauf
• Und das Wichtigste: Sie arbeiten gerne mit digitalen Werkzeugen und haben schon einmal von sich aus einen Arbeitsablauf vereinfacht oder verbessert

Responsibilities

• Office Management für zwei Standorte (Rapperswil & Konstanz) inkl. Organisation, Spesen, Korrespondenz Deutsch/Englisch, Telefondienst.
• Ressourcencontrolling für Kundenprojekte: Budgetkontrolle, Arbeitsrapporte, Auslastungssheets.
• Buchhaltung Zuarbeit: Kreditorenrechnungen erfassen, Debitorenrechnungen ausstellen, Mahnwesen, Zusammenarbeit mit Treuhändern.
• Vertriebsunterstützung: Angebote erstellen, nachfassen, Warenmanagement mit Einkauf und Versand.
• Assistenz: Reisebuchungen, Planung der Supportverantwortungen, Unterstützung des Managements im CRM.

Skills

Office Management

Ressourcencontrolling

Buchhaltung

Vertriebsunterstützung

Assistenz

Tools

HubSpot

Jira

Confluence

n8n

Job description

Boldmoves sucht eine engagierte Person im Teilzeitpensum (40–60%) zur Unterstützung unseres kleinen Teams in Rapperswil. Die Rolle umfasst Office Management an zwei Standorten (Rapperswil und Konstanz), Ressourcencontrolling für Kundenprojekte, Buchhaltungszuarbeit, Vertriebsunterstützung und allgemeine Assistenz.

Sie arbeiten deutsch/englisch, bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung in Administration mit und haben idealerweise Kenntnisse in HubSpot, Jira, Confluence oder n8n.