Assistenz Immobilien und Beteiligungsverwaltung (m/w/d)

Kalda Projects; Zug; On-site; CHF 20,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktiver Arbeitsplatz

Bahnnähe

Flache Hierarchien

Langfristige Zusammenarbeit

Job summary

Kalda Projects GmbH in Zug sucht eine strukturierte und engagierte Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 20-25 Std./Woche) mit Präsenz an mindestens 3 Tagen pro Woche im Büro in Zug.

Sie unterstützen die Geschäftsführung im Büroalltag, arbeiten vertrauensvoll mit Verträgen, Abrechnungen und Immobilienverwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Dokumentenmanagement, Rechnungswesen, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Unterlagen für Steuer und Recht.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld.
• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien Verwaltung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Technologie-affin, offen für digitale Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud).
• Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Büroorganisation & Assistenz: Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation, Kalenderpflege der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement: Akten, Verträge, Unterlagen strukturieren.
• Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung: Eingangsrechnungen bearbeiten, Zahlungen vorbereiten.
• Immobilienverwaltung & Betreuung: Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, Neuvermietung, Mieterkommunikation.
• Unterlagen für Steuer & Recht: Unterlagen vorbereiten und Abstimmung mit externen Beratern.
• Externe Kommunikation & Koordination: Schnittstelle zu Dienstleistern, Banken, Partnern.

Skills

MS-Office

Deutschkenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Kaufmännisches Studium

Tools

Google Workplace

Asana

ChatGPT

Immocloud

Job description

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Hamburg, Berlin und Zug.

Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.

Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Zug suchen wir eine strukturierte und engagierte Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 20-25 Stunden/Woche) – mit Präsenz an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro in Zug.

Aufgaben

• Büroorganisation & AssistenzSie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung & DokumentenmanagementSie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.
• Rechnungswesen & BuchhaltungsvorbereitungSie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.
• Immobilienverwaltung & BetreuungSie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.
• Unterlagen für Steuer & RechtSie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.
• Externe Kommunikation & KoordinationAls zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.
• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien Verwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)
• Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Attraktiver Arbeitsplatz, fussläufig vom Bahnhof
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten