Assistante administrative ou assistant administratif 1 - auxiliaire à 100%

Etat de Genève; Genf; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

ge Genf recherche un(e) assistant(e) de direction chargé(e) du secrétariat de la gestion et valorisation. Vous assisterez la directrice et les chefs de service dans des tâches administratives et organisationnelles et participerez à la rédaction de documents confidentiels.

Vous piloterez l’échéancier, mettrez à jour des tableaux de bord, préparerez des présentations PowerPoint et assurerez le suivi des absences du personnel en liaison avec les ressources humaines.

Qualifications

• Gestion administrative et organisationnelle du secrétariat
• Rédaction de documents et diffusion d’informations confidentielles
• Suivi des échéanciers et tableaux de bord
• Préparation et animation de réunions et procès-verbaux
• Interface avec les ressources humaines et suivi des absences

Responsibilities

• Assister la directrice et les chefs de service dans des tâches administratives et organisationnelles
• Mettre à jour les tableaux de bord et réaliser des présentations PowerPoint
• Organiser des séances et prendre les procès-verbaux
• Assurer le suivi des absences et l’interface avec les ressources humaines
• Conduire des projets pour promouvoir les activités de la direction
• Améliorer les procédures existantes et proposer de nouvelles méthodes
• Favoriser un climat de confiance et de proximité avec l’équipe de la DGV

Skills

Organisation

Rigueur

Rédaction

Gestion du temps

PowerPoint

Communication

Tools

PowerPoint

Job description

Rattachée ou rattaché au secrétariat de la direction de la gestion et valorisation vous serez chargée ou chargé des missions suivantes :

• assister la directrice, les trois chefs de service ainsi que la cellule valorisation dans des tâches administratives et organisationnelles ;
• contribuer à améliorer l'efficacité managériale de la directrice et des cadres, en apportant votre appui dans tous les domaines liés au secrétariat, notamment dans la rédaction de haut niveau et la diffusion d'informations diverses et confidentielles ;
• gérer l'échéancier et le suivi des tâches de la directrice ;
• mettre à jour divers tableaux de bord et réaliser des présentations PowerPoint ;
• organiser des séances et prendre les procès-verbaux ;
• assurer le suivi des absences du personnel et effectuer l'interface avec les ressources humaines ;
• conduire de manière autonome des projets destinés à promouvoir les activités de la direction ;
• mettre en place de nouvelles procédures et améliorer les existantes ;
• développer un climat de confiance et une proximité avec l'ensemble des collaborateurs-trices de la DGV ;
• faire preuve d'originalité et de créativité dans l'organisation de diverses manifestations (fêtes de fin d'année, séances plénières, arrivées et départs de collaboratrices et collaborateurs.).