assistante administrative ou assistant administratif d'unité - auxiliaire

Ville de Lausanne - Service des gérances; Vaud; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

La Ville de Lausanne - Service des gérances recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir l'unité dans ses missions quotidiennes, organiser le secrétariat, gérer agendas et réunions, et assurer le suivi de la correspondance. Vous participerez à la rédaction de notes et documents officiels, établirez des bons de commandes et gérerez les droits d'accès des locaux.

Expérience 3 à 5 ans et formation équivalente requises; connaissance des applications MS Office et des

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Brevet fédéral d'assistante de direction, un atout.
• 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Bonne connaissance du domaine technique, du bâtiment et de l'intendance.
• Connaissance du fonctionnement d'une administration publique.
• Connaissance des logiciels Abacus, AbaImmo et Exos.
• Maîtrise des outils MS Office.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication.
• Sens de l'organisation, rigueur, polyvalence et à gérer les priorités.
• Aisance relationnelle et intérêt marqué pour le service publique.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif, opérationnel et organisationnel de l'unité.
• Organiser et gérer le secrétariat de l'unité, la tenue des agendas et l'organisation de séances.
• Traiter et assurer le suivi de la correspondance de l'unité.
• Participer à la rédaction de Notes Municipales, Préavis, Adjudications et communications.
• Établir des bons de commandes.
• Gérer les badges et les droits d'accès des locaux de l'administration.

Skills

Rigueur

Organisation

Polyvalence

Rédaction et communication

Sens du service public

Aisance relationnelle

Maîtrise MS Office

Education

CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente

Brevet fédéral d'assistante de direction

Tools

Abacus

AbaImmo

Exos

MS Office

Job description

Mission

• Assurer le soutien administratif, opérationnel et organisationnel de l'unité
• Organiser et gérer le secrétariat de l'unité, la tenue des agendas, l'organisation de séances, la prise de procès-verbaux, etc.
• Traiter et assurer le suivi de la correspondance de l'unité.
• Participer à la rédaction de divers documents formels : Notes Municipales, Préavis, Adjudications, communications, etc.
• Etablir des bons de commandes
• Gérer les badges et les droits d'accès des locaux de l'administration

Profile

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Brevet Fédéral d'assistante de direction, un atout
• 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire
• Bonne connaissance du domaine technique, du bâtiment et de l'intendance
• Connaissance du fonctionnement d'une administration publique
• Connaissance des logiciels Abacus, AbaImmo et Exos
• Maîtrise des outils MS Office
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
• Sens de l'organisation, rigueur, polyvalence et à gérer les priorités
• Aisance relationnelle et intérêt marqué pour le service publique