Assistant.e de direction/marketing

Gi Life Sciences; Vaud; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Gi Life Sciences recherche un/une Assistant.e de direction/Marketing (français/suisse allemand) pour soutenir la direction et les équipes commerciales et marketing, en assurant l’organisation administrative, la coordination des réunions et le suivi des documents et des processus contractuels.

Vous organisez les réunions de direction, rédigez les compte rendus, gérez les agendas et préparez les dossiers, présentations et supports pour formations, événements et visites, tout en assurant le

Qualifikationen

• Formation commerciale, administrative ou équivalente.
• Excellente maîtrise du français et du suisse allemand (C1 minimum).
• Expérience réussie en assistance/back-office/office management/coordination administrative.
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.

Aufgaben

• Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions de direction et rédiger les comptes rendus.
• Gérer les agendas et la coordination des meetings.
• Préparer les présentations, dossiers et supports pour réunions, visites, formations et événements.
• Assurer l’organisation administrative des formations et le suivi du secrétariat.
• Participer à la gestion administrative de la flotte de véhicules.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux équipes commerciales et marketing.
• Coordonner l’organisation des réunions commerciales et assurer leur suivi.
• Assurer les échanges écrits et téléphoniques avec clients, partenaires et fournisseurs.
• Gérer, classer et mettre à jour les archives contractuelles.
• Préparer, envoyer et suivre les contrats et leurs échéances.
• Veiller au respect des délais et au suivi des obligations contractuelles.
• Collaborer avec les équipes Finance et Comptabilité sur les aspects administratifs liés aux contrats.
• Préparer et mettre à jour les documents destinés aux clients et partenaires.

Jobbeschreibung

Assistant.e de direction/Marketing (français/suisse allemand)

Poste à pourvoir pour le 1er octobre

Votre mission :

Vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales et organisationnelles. Véritable soutien à la direction ainsi qu’aux équipes commerciales et marketing, vous coordonnez les informations, les réunions, les documents et les processus contractuels afin de garantir une gestion efficace des opérations.

Vos responsabilités :

• Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions de direction, y compris la rédaction des comptes rendus.
• Gérer les agendas, les rendez-vous et la coordination des meetings.
• Préparer les présentations, dossiers et supports nécessaires aux réunions, visites, formations et événements.
• Assurer l’organisation administrative des formations et le suivi des activités de secrétariat.
• Participer à la gestion administrative de la flotte de véhicules.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux équipes commerciales et marketing.
• Coordonner l’organisation des réunions commerciales et assurer leur suivi.
• Assurer les échanges écrits et téléphoniques avec les clients, partenaires et fournisseurs.
• Gérer, classer et mettre à jour les archives contractuelles.
• Préparer, envoyer et suivre les contrats ainsi que leurs échéances.
• Veiller au respect des délais et au suivi des obligations contractuelles.
• Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Comptabilité sur les aspects administratifs liés aux contrats.
• Préparer et mettre à jour les documents administratifs destinés aux clients et partenaires.

Votre profil :

• Formation commerciale, administrative ou équivalente.
• Excellente maîtrise du français et du suisse allemand (niveau C1 minimum).
• Expérience réussie dans une fonction d’assistanat, de back-office, d’office management ou de coordination administrative.
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de coordination.
• Aisance relationnelle et bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.