Assistant.e administratif.ve SGM

EPFL; Lausanne; On-site; CHF 75,000 - 105,000; Full time

Job summary

EPFL recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) pour la section SGM, en collaboration avec le directeur et l’adjoint, afin d’assurer le suivi et l’accueil des services internes. Vous gérerez les dossiers étudiants en génie mécanique et coordonnerez les activités avec le service académique.

Vous assurerez la gestion des assistants-étudiants, le suivi budgétaire et la comptabilité, et organiserez les événements de la section, y compris les procès-verbaux.

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise avancée d'Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
• Expérience en gestion budgétaire et comptabilité.
• Aptitude à interagir avec professeurs, chargés de cours et personnel administratif.
• Autonomie, organisation et rigueur.
• Formation commerciale (CFC employé-e de commerce ou équivalent).

Responsibilities

• Guichet d’accueil/information et orientation vers les services internes.
• Gestion administrative des dossiers des étudiants de génie mécanique.
• Coordination avec le service académique et les enseignants.
• Gestion administrative des assistants-étudiants et budgets de la section.
• Organisation et coordination des événements de la section et rédaction de procès-verbaux.

Skills

Français courant

Anglais courant

Autonomie

Sens de l'organisation

Rigueur

Initiative

Education

Formation commerciale (CFC employé-e de commerce ou équivalent)

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Mission

Réaliser des tâches spécifiques relatives à l'administration de la section SGM en collaboration avec le directeur et l’adjoint de section.

Principales tâches et responsabilités

Suivi administratif

• Guichet d’accueil/information et orientation vers les services internes. Gestion administrative des dossiers des étudiants de génie mécanique. Coordination avec le service académique et les enseignants. Gestion administrative des assistants-étudiants. Gestion comptable des budgets de la section

Evènements et groupes de travail

Organisation et coordination des événements de la section : invitations, gestion des inscriptions, organisation de la restauration et rédaction de procès-verbaux, etc.

Profil

• Une excellente maîtrise du français et de l'anglais est obligatoire (tant à l'écrit qu'à l'oral).
• Compétences informatiques avec une très bonne maîtrise d'Excel, de Word, de PowerPoint, d'Outlook, etc.
• Expérience dans l'organisation du budget et de la comptabilité.
• Capacité à interagir avec tous les niveaux de professeur, chargés de cours, personnel administratif et étudiants dans un environnement multiculturel/international.
• Autonomie, sens de l'organisation et de l'initiative, rigueur et souci du détail.
• Formation commerciale (CFC d'employé-e de commerce ou équivalent).

Nous offrons

À l'EPFL, nous avons la conviction que chacun et chacune peut accomplir de grandes choses lorsqu'il ou elle évolue dans un environnement bienveillant, respectueux et propice à la réussite. En rejoignant notre institution, vous contribuerez à façonner l'avenir de la société grâce à l'éducation, la recherche et l'innovation.

Nous offrons un environnement de travail inspirant, international et collaboratif, où votre contribution a un impact concret et où vos idées sont valorisées. Grâce à un cadre de travail flexible et à des conditions d’emploi attractives, nous nous engageons à créer un environnement dans lequel chacun et chacune peut s’épanouir, développer son potentiel et faire la différence.

Au-delà de votre activité professionnelle, nos campus accueillent une communauté dynamique dans un cadre unique, porté par de nombreuses initiatives en faveur de l’égalité, de l’inclusion, de la diversité, du bien-être et de la durabilité. Tout au long de l’année, un programme varié d’activités culturelles, sportives et communautaires vient également renforcer la vie du campus.

Découvrez nos conditions d’emploi et les avantages offerts à nos collaboratrices et collaborateurs.

Informations

Date d'entrée en fonction : 01/01/2027

Taux d'occupation : 80,00

Type de contrat : CDD d'un an

Référence : 2496