Assistant.e Administratif.ve au Service de Promotion des Sciences Valais (40%)

EPFL; Mittelwallis; On-site; CHF 24,000 - 42,000; Part time

Job summary

EPFL Valais-Wallis à Sion recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à 40% pour soutenir l'organisation des activités destinées aux jeunes et au grand public. Vous assurez la coordination administrative, logistique et le suivi des inscriptions et échanges avec écoles et parents.

En collaboration étroite avec l'équipe SPS, vous contribuez à faire découvrir les sciences et les technologies et participez à la promotion des activités dans le cadre des missions de l'EPFL.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et en support d'activités ou de projets.
• Formation complémentaire dans ces domaines constituer un atout.
• Expérience avec des publics externes, écoles et partenaires institutionnels.
• Maîtrise du français; l'anglais et/ou l'allemand est un atout.
• Bonnes compétences organisationnelles et capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités en Valais.
• Gérer la promotion, le suivi des inscriptions et les échanges avec parents, écoles et interlocuteurs.
• Organiser les ressources nécessaires: réservation des lieux et matériel.
• Suivre et analyser les retours des participants et préparer les synthèses des rapports.
• Participer aux séances d'équipe et à l'esprit de collaboration.
• Participer aux évènements du Service de promotion des sciences selon les besoins.

Skills

Gestion administrative

Support de projets

Organisation

Communication écrite

Tools

MS Office

Job description

Mission

Le Service de promotion des sciences (SPS) de l'EPFL en Valais recherche un·e Assistant·e Administratif·ve à 40% afin de contribuer à l'organisation et à la réussite de ses activités destinées aux jeunes, aux écoles et au grand public. Au cœur du fonctionnement opérationnel de l'antenne valaisanne du SPS, vous assurez la coordination administrative, logistique et organisationnelle de programmes et d'événements de médiation scientifique.

En étroite collaboration avec les membres de l’équipe du SPS, vous veillez au bon déroulement des activités, de leur promotion jusqu’à la collecte des retours sur l’activité, en passant par le suivi des inscriptions et le contact avec les écoles et les parents. Par votre engagement, vous contribuez à faire découvrir les sciences et les technologies aux jeunes de Suisse romande et participez activement à la mission de sensibilisation et d'inspiration portée par l'EPFL.

Principales tâches et responsabilités

• Assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités de médiation scientifique du service en Valais.
• Gérer la promotion des activités, le suivi des inscriptions et les échanges avec les parents, écoles ou autres interlocuteurs concernés.
• Organiser les ressources nécessaires à la tenue des activités, notamment la réservation des lieux et la préparation du matériel et de la documentation.
• Contribuer au suivi et à l’évolution des activités en collectant et analysant les retours des participant·es et en préparant les synthèses nécessaires aux rapports du service.
• Participer aux séances d’équipe et contribuer à un esprit de collaboration, d’entraide et de partage au sein du service.
• Participer aux différents évènements du Service de promotion des sciences selon les besoins.

Profil

• Expérience professionnelle en gestion administrative et en support d'activités ou de projets, idéalement dans le domaine de la médiation scientifique, éducatif et/ou de l'événementiel ; une formation complémentaire dans ces domaines constitue un atout.
• Expérience dans la gestion de processus administratifs impliquant le suivi d'inscriptions, la coordination avec des publics externes et la gestion simultanée de multiples échéances.
• Expérience dans les interactions avec des publics externes variés, en particulier les écoles, les enfants, les parents et les partenaires institutionnels ; Bonne connaissance du milieu scolaire en Valais est un atout
• Excellente maîtrise du français essentiel ; la maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand est un atout.
• Très bonnes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à collaborer efficacement en équipe.
• Flexibilité horaire permettant d'assurer une présence ponctuelle lors d'événements institutionnels en semaine et quelques samedis par année, avec compensation du temps selon les modalités en vigueur.

Nous offrons

À l'EPFL, nous avons la conviction que chacun et chacune peut accomplir de grandes choses lorsqu'il ou elle évolue dans un environnement bienveillant, respectueux et propice à la réussite. En rejoignant notre institution, vous contribuerez à façonner l'avenir de la société grâce à l'éducation, la recherche et l'innovation.

Nous offrons un environnement de travail inspirant, international et collaboratif, où votre contribution a un impact concret et où vos idées sont valorisées. Grâce à un cadre de travail flexible et à des conditions d’emploi attractives, nous nous engageons à créer un environnement dans lequel chacun et chacune peut s’épanouir, développer son potentiel et faire la différence.

Au-delà de votre activité professionnelle, nos campus accueillent une communauté dynamique dans un cadre unique, porté par de nombreuses initiatives en faveur de l’égalité, de l’inclusion, de la diversité, du bien-être et de la durabilité. Tout au long de l’année, un programme varié d’activités culturelles, sportives et communautaires vient également renforcer la vie du campus.

Découvrez nos conditions d’emploi et les avantages offerts à nos collaboratrices et collaborateurs.

Informations

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Lieu de travail : EPFL Valais-Wallis, Sion (avec déplacements occasionnels à l’EPFL Lausanne)

Taux d'occupation min : 40%

Taux d'occupation max : 40%

Type de contrat : CDD

Durée : 1 année renouvelable

Référence : 2512