Assistant de direction H/F, 90 à 100%, CDI - Direction générale

Hospice général; Genf; Vor Ort; CHF 110.000 - 160.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Offene Unternehmenskultur

Weiterbildungspolitik

Karriere- und interne Mobilität

Work-Life-Balance

Kulturelle und sportliche Aktivitäten

Zusammenfassung

Hospice général GENF sucht eine Führungskraft im Sekretariat der Generaldirektion zur Hochrangigen Unterstützung des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin. Sie erleichtern Alltag, Informationsfluss und Dossier-Nachverfolgung.

Sie organisieren die Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses, koordinieren Teilnehmende, erstellen Protokolle und überwachen Fristen; zudem unterstützen Sie den VR-Präsidenten und die Interne Revision zuverlässig und unabhängig.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura ergänzt durch eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig – Ausbildung als Leitungsassistent/in von Vorteil.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Leitungssekretariat, idealerweise mit Berührungspunkten zu Governance-Gremien, Komitees oder institutionellen Veranstaltungen.
• Gutes Verständnis oder ausgeprägtes Interesse an der Funktionsweise der kantonalen Genfer Verwaltung und ihrer Institutionen.
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Fähigkeit, rasch klare, präzise und zielgruppengerechte Texte zu verfassen.
• Ausgezeichnete Beherrschung der IT- und Kollaborationstools, insbesondere Microsoft 365, sowie Sicherheit im Informations- und Dokumentationsmanagement.
• Öffentliches Dienstleistungsbewusstsein, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Hohe Antizipations- und Priorisierungsfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit in der Nachverfolgung und rasches Erfassen der Zusammenhänge über die reine administrative Aufgabe hinaus.

Aufgaben

• Führung des Sekretariats des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin: Terminplanung, Korrespondenz, Post, Rechnungen, Spesenabrechnungen und laufende administrative Nachverfolgung;
• Organisation der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses: Vorbereitung der Dossiers, Koordination der Teilnehmenden, Protokolle, Unterschriften, Dokumentation, Nachverfolgung von Beschlüssen und Fristen;
• Administrative Unterstützung des VR-Präsidenten, Koordination mit den Verwaltungsräten und administrative Unterstützung der Internen Revisionsstelle; je nach Bedarf Mitwirkung an Governance-Dossiers (Kommissionen, Vollmachten und Prokura, Revisionsorgan, insbesondere);
• Organisation von Führungstreffen, Seminaren der Generaldirektion und weiteren institutionellen Veranstaltungen; Vorbereitung der Unterlagen und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Archivierung der Dokumentation;
• Administrative Schnittstelle mit der Aufsichtsbehörde sowie mit anderen Departementen und Diensten des Staates für Dossiers im Zuständigkeitsbereich der Stelle;
• Bedarfsantizipation, Identifikation von kritischen Punkten, Durchführung notwendiger Nachfassaktionen und Alarmierung oder Einholung von Validierungen, wenn die Situation dies erfordert.

Kenntnisse

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Ausbildung

Matura + kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Unternehmensbeschreibung

Im Hospice général setzen wir uns für ein besseres Zusammenleben in Genf ein

Unsere Institution wurde 1535 in Genf gegründet und begleitet Menschen, die in einer Lebensphase Unterstützung benötigen, um eine nachhaltige Autonomie (wieder) zu erlangen. Wir fördern die soziale und berufliche Wiedereingliederung von Sozialhilfebezügern, nehmen Asylsuchende auf und begleiten sie auf ihrem Integrationsweg. Zudem engagieren wir uns im Kampf gegen die Isolation von Seniorinnen und Senioren.

Wir sind über 1.600 Mitarbeitende, verteilt auf 60 Standorte im gesamten Kantonsgebiet. Wir begleiten mehr als 40.000 Personen.

Wenn Sie sich unserer Institution anschliessen, tragen Sie zur Erfüllung unserer sozialen Mission bei, die in unseren Werten Zusammenarbeit, Respekt, Engagement und Fürsorglichkeit verankert ist.

In einem Umfeld, in dem unsere Teams in anspruchsvollen und sich ständig wandelnden Bereichen tätig sind, legen wir grossen Wert darauf, ihnen anregende Arbeitsbedingungen zu bieten: Wir streben Vielfalt und Inklusion an, schätzen kollektive Intelligenz, fördern Austausch und Innovation sowie die Übernahme von Eigeninitiative und Experimentierfreude.

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgabe

Im Sekretariat der Generaldirektion leisten Sie hochrangige Unterstützung für den stellvertretenden Generaldirektor und die Generalsekretärin. Sie erleichtern ihren Alltag, den Informationsfluss und die Nachverfolgung der ihnen zugeordneten Dossiers.

Sie tragen zum reibungslosen Funktionieren des Verwaltungsrats (VR) und des Prüfungsausschusses bei, unterstützen den VR-Präsidenten und gewährleisten die administrative Unterstützung der Internen Revisionsstelle unter Wahrung ihrer Unabhängigkeit.

Sie organisieren zudem Seminare und institutionelle Sitzungen. Proaktiv und zuverlässig antizipieren Sie Bedürfnisse, verfolgen Fristen und alarmieren bei Bedarf.

Ihre Haupttätigkeiten

• Führung des Sekretariats des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin: Terminplanung, Korrespondenz, Post, Rechnungen, Spesenabrechnungen und laufende administrative Nachverfolgung;
• Organisation der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses: Vorbereitung der Dossiers, Koordination der Teilnehmenden, Protokolle, Unterschriften, Dokumentation, Nachverfolgung von Beschlüssen und Fristen;
• Administrative Unterstützung des VR-Präsidenten, Koordination mit den Verwaltungsräten und administrative Unterstützung der Internen Revisionsstelle; je nach Bedarf Mitwirkung an Governance-Dossiers (Kommissionen, Vollmachten und Prokura, Revisionsorgan, insbesondere);
• Organisation von Führungstreffen, Seminaren der Generaldirektion und weiteren institutionellen Veranstaltungen; Vorbereitung der Unterlagen und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Archivierung der Dokumentation;
• Administrative Schnittstelle mit der Aufsichtsbehörde sowie mit anderen Departementen und Diensten des Staates für Dossiers im Zuständigkeitsbereich der Stelle;
• Bedarfsantizipation, Identifikation von kritischen Punkten, Durchführung notwendiger Nachfassaktionen und Alarmierung oder Einholung von Validierungen, wenn die Situation dies erfordert.

Qualifikationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Matura ergänzt durch eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig – Ausbildung als Leitungsassistent/in von Vorteil;
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Leitungssekretariat, idealerweise mit Berührungspunkten zu Governance-Gremien, Komitees oder institutionellen Veranstaltungen;
• Gutes Verständnis oder ausgeprägtes Interesse an der Funktionsweise der kantonalen Genfer Verwaltung und ihrer Institutionen;
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Fähigkeit, rasch klare, präzise und zielgruppengerechte Texte zu verfassen;
• Ausgezeichnete Beherrschung der IT- und Kollaborationstools, insbesondere Microsoft 365, sowie Sicherheit im Informations- und Dokumentationsmanagement;
• Öffentliches Dienstleistungsbewusstsein, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen;
• Hohe Antizipations- und Priorisierungsfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit in der Nachverfolgung und rasches Erfassen der Zusammenhänge über die reine administrative Aufgabe hinaus.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen

• Eine offene und respektvolle Unternehmenskultur;
• Kontinuierliche Kompetenzentwicklung dank einer attraktiven Weiterbildungspolitik;
• Karriere- und interne Mobilitätsmöglichkeiten;
• Eine ausgewogene Work-Life-Balance;
• Zahlreiche kulturelle und sportliche Aktivitäten, die kollektiv innerhalb der Institution erlebt werden können.

Beschäftigungsgrad: 90-100%

Vertragsart: Unbefristet

Funktionsklasse: 15

Eintritt: So bald wie möglich

Bewerbungsfrist: 09.10.2026

Unser Rekrutierungsprozess

Er erfolgt in mehreren Phasen je nach Stellenart, wobei jede Phase die nächste bedingt: Bewerbungsanalyse, Telefoninterview, Vorstellungsgespräche mit der Hierarchie und der Personalabteilung sowie gegebenenfalls Fachtest und/oder Assessment-Center für Führungspositionen und bestimmte spezifische Stellen.