Direktionsassistentin/Direktionsassistenten, 80-90%

HEKS; Zürich; Vor Ort; CHF 72.000 - 110.000; Teilzeit

Zusammenfassung

HEKS sucht am Hauptsitz eine/n Direktionsassistent/in (80–90 %) zur Unterstützung der Direktion und der strategischen Gremien. Aufgaben umfassen Organisation, Protokollführung, Reise- und Terminkoordination sowie die Vorbereitung interner Kommunikation.

Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und denken proaktiv mit. Erwartet werden eine kaufmännische Grundausbildung, mehrjährige Assistenzerfahrung auf C-Level, exzellente Deutschkenntnisse sowie gute Französisch- und Englischkenntnisse und

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf C-Level
• Organisationsgeschick, vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikation schriftlich und mündlich mit internen/externen Anspruchsgruppen
• Deutsch fließend, Französisch und Englisch sehr gut
• MS-Office-Kenntnisse, Umgang mit digitalen Tools/ KI-Tools

Aufgaben

• Sitzungen des Stiftungsrates und Ausschüsse organisieren und Protokolle führen
• Termine, Sitzungen, Reisen der Direktorin koordinieren und dokumentieren
• Kommunikation an Mitarbeitende vorbereiten
• Präsidial- Sekretariat unterstützen
• Bereichsleitung Services administrativ und koordiniert unterstützen
• Professionelle Korrespondenz der Direktion sicherstellen
• Dokumentenverwaltung, Handbuchpflege, Archivierung der Unterlagen
• Leitung Direktionsstab bei administrativen Aufgaben unterstützen

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikation

Koordination

Terminverwaltung

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung Direktionsassistent:in

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

HEKS beschäftigt über 1500 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern ist HEKS mit 290 Programmen und Projekten im Umfang von rund 144 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2024 erreichte HEKS rund 16 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck.

Eine gelebte Diversität - Inklusion ist uns ein Anliegen:

Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Sie sind ein Organisationstalent mit einer überdurchschnittlichen Dienstleistungsorientierung, denken proaktiv mit und behalten auch in einem dynamischen Umfeld und unter Zeitdruck den Überblick? Sie arbeiten selbstständig, genau, zuverlässig und kennen sich mit digitalen Tools aus. Sie schätzen die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Kommunikation (schriftlich und mündlich) ist eine Stärke von Ihnen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Wir suchen an unserem Hauptsitz für unseren Direktionsstab per sofort oder nach Vereinbarungeine/n

Direktionsassistentin/Direktionsassistenten, 80–90 %

Das sind Ihre Hauptaufgaben:

• Organisation, Vor- und Nachbereitung (meist inkl. Protokollführung) von Sitzungen des Stiftungsrates, seiner Ausschüsse, der Geschäftsprüfungskommission, der Personalfürsorgestiftung sowie einer trilateralen internen Sitzung
• Koordination der Termine, Sitzungen, Auftritte und Geschäftsreisen der Direktorin inklusive Dokumentation
• Vorbereitung der Kommunikation an Mitarbeitende aus den betreuten Gremien
• Sekretariat des Präsidiums
• Administrative und koordinative Unterstützung der Bereichsleitung Services bei GL-Geschäften
• Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz der Direktion auf verschiedenen Kommunikationskanälen
• Verantwortung für die strukturierte Dokumentenverwaltung, die Pflege des organisationsweiten Handbuchs sowie die Archivierung der Stiftungsratsunterlagen
• Unterstützung der Leitung Direktionsstab bei administrativen Aufgaben inkl. ihrer Stellvertretung bei Abwesenheit

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf C-Level
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• Grosses Talent für Organisations- und Koordinationsaufgaben sowie ausgeprägtes Priorisierungsvermögen und Eigeninitiative
• Adressatengerechte, klare und wertschätzende Kommunikation schriftlich und mündlich mit internen und externen Anspruchsgruppen auf allen Hierarchieebenen
• Stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Flair im Umgang mit digitalen (KI-)Tools

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einer dynamischen Organisation, die sich in der Schweiz und global für soziale Gerechtigkeit und die Wahrung der Menschenwürde engagiert. Sie arbeiten eng mit der Direktorin und den strategischen Gremien zusammen, gestalten Prozesse aktiv mit, tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und umgesetzt werden und fungieren als Drehscheibe für den Informationsfluss zwischen den Gremien.
• Wir offerieren moderne und flexible Arbeitsbedingungen
• Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine Tätigkeit mit Sinn und Wirkung – mitten im Herzen einer engagierten NGO.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Cornelia Reinhard unter Telefon [phone] gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS finden Sie unter heks.ch.