Leitungssekretariat: Governance & Vorstandsbetreuung

Hospice général; Genf; Vor Ort; CHF 110.000 - 160.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Offene Unternehmenskultur

Weiterbildungspolitik

Karriere- und interne Mobilität

Work-Life-Balance

Kulturelle und sportliche Aktivitäten

Zusammenfassung

Hospice général GENF sucht eine Führungskraft im Sekretariat der Generaldirektion zur Hochrangigen Unterstützung des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin. Sie erleichtern Alltag, Informationsfluss und Dossier-Nachverfolgung.

Sie organisieren die Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses, koordinieren Teilnehmende, erstellen Protokolle und überwachen Fristen; zudem unterstützen Sie den VR-Präsidenten und die Interne Revision zuverlässig und unabhängig.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura ergänzt durch eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig – Ausbildung als Leitungsassistent/in von Vorteil.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Leitungssekretariat, idealerweise mit Berührungspunkten zu Governance-Gremien, Komitees oder institutionellen Veranstaltungen.
• Gutes Verständnis oder ausgeprägtes Interesse an der Funktionsweise der kantonalen Genfer Verwaltung und ihrer Institutionen.
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Fähigkeit, rasch klare, präzise und zielgruppengerechte Texte zu verfassen.
• Ausgezeichnete Beherrschung der IT- und Kollaborationstools, insbesondere Microsoft 365, sowie Sicherheit im Informations- und Dokumentationsmanagement.
• Öffentliches Dienstleistungsbewusstsein, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Hohe Antizipations- und Priorisierungsfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit in der Nachverfolgung und rasches Erfassen der Zusammenhänge über die reine administrative Aufgabe hinaus.

Aufgaben

• Führung des Sekretariats des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin: Terminplanung, Korrespondenz, Post, Rechnungen, Spesenabrechnungen und laufende administrative Nachverfolgung;
• Organisation der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses: Vorbereitung der Dossiers, Koordination der Teilnehmenden, Protokolle, Unterschriften, Dokumentation, Nachverfolgung von Beschlüssen und Fristen;
• Administrative Unterstützung des VR-Präsidenten, Koordination mit den Verwaltungsräten und administrative Unterstützung der Internen Revisionsstelle; je nach Bedarf Mitwirkung an Governance-Dossiers (Kommissionen, Vollmachten und Prokura, Revisionsorgan, insbesondere);
• Organisation von Führungstreffen, Seminaren der Generaldirektion und weiteren institutionellen Veranstaltungen; Vorbereitung der Unterlagen und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Archivierung der Dokumentation;
• Administrative Schnittstelle mit der Aufsichtsbehörde sowie mit anderen Departementen und Diensten des Staates für Dossiers im Zuständigkeitsbereich der Stelle;
• Bedarfsantizipation, Identifikation von kritischen Punkten, Durchführung notwendiger Nachfassaktionen und Alarmierung oder Einholung von Validierungen, wenn die Situation dies erfordert.

Kenntnisse

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Ausbildung

Matura + kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Hospice général GENF sucht eine Führungskraft im Sekretariat der Generaldirektion zur Hochrangigen Unterstützung des stellvertretenden Generaldirektors und der Generalsekretärin. Sie erleichtern Alltag, Informationsfluss und Dossier-Nachverfolgung.

Sie organisieren die Sitzungen des Verwaltungsrats und des Prüfungsausschusses, koordinieren Teilnehmende, erstellen Protokolle und überwachen Fristen; zudem unterstützen Sie den VR-Präsidenten und die Interne Revision zuverlässig und unabhängig.