assistant de direction à 50% (h/f/d)

Samsic Emploi Sa; Corsier (GE); Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SAMSIC-Emploi SA recherche un Assistant(e) de direction pour soutenir la direction et le secrétariat dans un cadre institutionnel. Vous préparerez et mettrez en forme des documents internes et externes, gérerez les communications et assurerez le suivi administratif des dossiers.

Une expérience organisationnelle et une maîtrise des outils bureautiques seront bénéfiques. Le poste implique la gestion des courriels, la préparation des dossiers pour les autorités et audits, ainsi que l’archivage

Aufgaben

• Rédaction et production de documents institutionnels.
• Mettre en forme et créer des documents administratifs et stratégiques.
• Rédiger, corriger et structurer des courriels, rapports et notes administratives.
• Compiler et synthétiser des informations pour produire des documents cohérents.
• Préparer des présentations professionnelles avec PowerPoint.
• Créer des supports visuels avec Canva pour la communication interne ou institutionnelle.
• Gérer la boîte de messagerie de la Direction et les adresses associées.
• Préparer et rédiger les réponses et assurer leur envoi et suivi.
• Transmettre les demandes et effectuer les relances tout en respectant les échéances.
• Garantir la traçabilité et la confidentialité des échanges et pièces jointes.
• Organiser et structurer les dossiers administratifs et archivage.
• Mettre à jour et réorganiser la documentation institutionnelle.
• Préparer les dossiers destinés aux autorités et audits.
• Organiser la documentation du système qualité et les procédures internes.

Jobbeschreibung

Ensemble, préparons votre avenir.

SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine du Tertiaire.

Mandatés par un de nos clients, nous recherchons pour un poste d'Assistant(e) de direction.

Responsabilités principales :

• . Rédaction et production de documents institutionnels
• Mettre en forme et créer des documents administratifs et stratégiques.
• Rédiger, corriger et structurer des courriels, rapports, notes administratives, comptes rendus de réunions, procédures internes, directives et autres documents institutionnels.
• Compiler et synthétiser des informations afin de produire des documents cohérents, précis et adaptés à leurs destinataires.
• Préparer des présentations professionnelles pour les réunions internes et externes à l'aide de Microsoft PowerPoint.
• Créer avec Canva des supports visuels et des documents de communication interne ou institutionnelle.

Gestion des courriels et du secrétariat de la Direction

• Gérer la boîte de messagerie de la Direction et les adresses qui lui sont confiées : réception, tri, priorisation, classement et archivage des messages.
• Préparer et rédiger les réponses, les soumettre à validation lorsque cela est requis, puis assurer leur envoi et leur suivi.
• Transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des échéances.
• Garantir la traçabilité des échanges et préserver strictement la confidentialité des correspondances et des pièces jointes.

Classement rangement et archivage :

• Organiser et structurer les dossiers administratifs de l'établissement.
• Classer, ranger et tenir à jour les dossiers physiques dans les espaces prévus, ainsi que les dossiers numériques dans les répertoires partagés ou individuels autorisés.
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents selon un plan de classement cohérent et les consignes de conservation applicables.
• Gérer les versions, les droits d'accès et la traçabilité documentaire afin de garantir que les documents de référence sont identifiables et accessibles aux seules personnes autorisées.
• Mettre à jour, organiser et, lorsque cela est nécessaire, réorganiser la documentation institutionnelle.
• Préparer les dossiers destinés aux autorités, notamment au DIP et à l'OCIRT, ainsi que les dossiers nécessaires aux audits, contrôles et procédures internes.

Soutien administratif à la Direction

• Directeur général : préparer les dossiers institutionnels, compiler les documents stratégiques, mettre en forme les notes, courriels et communications officielles, et assurer le suivi administratif demandé.
• Directeur adjoint : préparer les dossiers administratifs et organisationnels, et structurer les documents liés au fonctionnement pédagogique ou administratif.

Soutien au doyen de la maturité et responsable qualité :

• Organiser la documentation du système qualité.
• Mettre en forme et tenir à jour les procédures internes.
• Structurer les dossiers liés aux certifications, aux audits et aux contrôles.
• Classer et archiver les documents institutionnels correspondants.

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.