assistant de direction à 50% (h/f/d)

more-jobs; Corsier (GE); Vor Ort; CHF 70.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SAMSIC-Emploi SA recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat et le soutien administratif de la direction. Vous préparerez des dossiers institutionnels, gérerez les courriels et les communications officielles, et contribuerez à la préparation des présentations et documents stratégiques.

Le poste implique la gestion des archives, la traçabilité des échanges et le respect des procédures internes, avec un support à la direction générale et pédagogique.

Qualifikationen

• Expérience souhaitée en secrétariat et support de direction.
• Bonne maîtrise du traitement de texte et des outils bureautiques.
• Confidentialité et rigueur dans le traitement des informations sensibles.

Aufgaben

• Rédaction et production de documents institutionnels
• Mettre en forme et créer des documents administratifs et stratégiques.
• Rédiger, corriger et structurer des courriels, rapports, notes administratives, comptes rendus de réunions, procédures internes et directives.
• Compiler et synthétiser des informations pour des documents cohérents et adaptés.
• Préparer des présentations professionnelles avec PowerPoint.
• Créer des supports visuels avec Canva pour la communication interne ou institutionnelle.
• Gestion des courriels et du secrétariat de la Direction, tri, classement et archivage.
• Préparer et rédiger les réponses et assurer leur envoi et suivi.
• Transmettre les demandes et effectuer les relances dans le respect des échéances.
• Garantir la traçabilité des échanges et la confidentialité des pièces jointes.
• Organiser et structurer les dossiers administratifs; archivage physique et numérique.
• Mettre à jour les documents institutionnels et gérer les accès et droits.
• Préparer les dossiers destinés aux autorités et aux audits internes.
• Soutien administratif à la Direction: préparer les dossiers et assurer le suivi.

Jobbeschreibung

Ensemble, préparons votre avenir.

SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine du Tertiaire.

Mandatés par un de nos clients, nous recherchons pour un poste d'Assistant(e) de direction.

Responsabilités principales :

. Rédaction et production de documents institutionnels

Mettre en forme et créer des documents administratifs et stratégiques.

Rédiger, corriger et structurer des courriels, rapports, notes administratives, comptes rendus de réunions,

procédures internes, directives et autres documents institutionnels.

Compiler et synthétiser des informations afin de produire des documents cohérents, précis et adaptés à leurs destinataires.

Préparer des présentations professionnelles pour les réunions internes et externes à l'aide de Microsoft PowerPoint.

Créer avec Canva des supports visuels et des documents de communication interne ou institutionnelle.

Gestion des courriels et du secrétariat de la Direction

Gérer la boîte de messagerie de la Direction et les adresses qui lui sont confiées : réception, tri, priorisation, classement et archivage des messages.

Préparer et rédiger les réponses, les soumettre à validation lorsque cela est requis, puis assurer leur envoi et leur suivi.

Transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des échéances.

Garantir la traçabilité des échanges et préserver strictement la confidentialité des correspondances et des pièces jointes.

Classement rangement et archivage :

Organiser et structurer les dossiers administratifs de l'établissement.

Classer, ranger et tenir à jour les dossiers physiques dans les espaces prévus, ainsi que les dossiers numériques dans les répertoires partagés ou individuels autorisés.

Assurer l'archivage physique et numérique des documents selon un plan de classement cohérent et les consignes de conservation applicables.

Gérer les versions, les droits d'accès et la traçabilité documentaire afin de garantir que les documents de référence sont identifiables et accessibles aux seules personnes autorisées.

Mettre à jour, organiser et, lorsque cela est nécessaire, réorganiser la documentation institutionnelle.

Préparer les dossiers destinés aux autorités, notamment au DIP et à l'OCIRT, ainsi que les dossiers nécessaires aux audits, contrôles et procédures internes.

Soutien administratif à la Direction :

Directeur général : préparer les dossiers institutionnels, compiler les documents stratégiques, mettre en forme les notes, courriels et communications officielles, et assurer le suivi administratif demandé.

Directeur adjoint : préparer les dossiers administratifs et organisationnels, et structurer les documents liés au fonctionnement pédagogique ou administratif.

Soutien au doyen de la maturité et responsable qualité :

Organiser la documentation du système qualité.

Mettre en forme et tenir à jour les procédures internes.

Structurer les dossiers liés aux certifications, aux audits et aux contrôles.

Classer et archiver les documents institutionnels correspondants.

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.