Assistant de direction 60-80 %

Movetia échanges et mobilité; Bern; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid work model

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

Événements d'équipe

Indemnités téléphone et transports

Pauses rémunérées et jour de congé

Zusammenfassung

Movetia échanges et mobilité est à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la direction générale et le Conseil de fondation. Vous préparerez les séances, gérerez l’agenda et accompagnerez les processus documentaires.

Le poste requiert une formation dans le domaine commercial, une expérience substantielle en assistance et une aisance en allemand et en français, avec de bonnes connaissances en anglais. Travail hybride à Berne, mobilité et projets transversaux possibles.

Qualifikationen

• Formation commerciale initiale ou équivalente, complétée par une formation continue pertinente.
• Plusieurs années d'expérience dans une fonction d'assistance, d'état-major ou de coordination.
• Bonne maîtrise du français et de l'allemand, anglais souhaité; italien atout.

Aufgaben

• Préparer les séances, rendez-vous, voyages et événements et assurer leur suivi.
• Garder la vue d'ensemble des tâches, mandats et délais; veiller à ce que rien ne soit oublié.
• Gestion proactive de l'agenda du directeur et coordination des demandes internes et externes.
• Soutien dans la préparation de correspondance, présentations et documents destinés à la direction.
• Organisation et accompagnement des séances de direction et documentation des décisions.

Kenntnisse

Allemand

Français

Anglais

Organisation efficace

Ausbildung

Formation commerciale

Tools

Suite bureautique

Jobbeschreibung

Movetia est l'agence nationale pour les échanges et la mobilité. À la demande de la Confédération et des cantons, nous encourageons les activités d'échange, de mobilité ou de coopération à tous les niveaux de formation - en Suisse, en Europe et dans le monde entier. Notre vision : tous les jeunes devraient vivre, au cours de leur formation, une expérience marquante dans une autre région linguistique ou culturelle. Car les échanges élargissent les perspectives, renforcent la cohésion sociale et favorisent des compétences clés pour l'avenir telles que la pensée critique, la créativité, l'autonomie, l'ouverture d'esprit et la compréhension interculturelle. Nous contribuons ainsi au développement de l'espace suisse de formation - interconnecté, diversifié et tourné vers l'avenir.

Vous êtes au cœur de l'action. Vous anticipez, gardez une vue d'ensemble même lorsque de nombreux sujets avancent en parallèle et vous aimez créer les conditions permettant aux autres de travailler efficacement? Vous organisez avec prévoyance, communiquez avec assurance et savez définir les priorités? Alors vous êtes au bon endroit.

Vos tâches

• Vous préparez les séances, rendez-vous, voyages et événements et en assurez un suivi rigoureux
• Vous gardez une vue d'ensemble des tâches en suspens, des mandats et des délais et veillez à ce que rien ne soit oublié.
• Gestion de l'agenda du directeur de manière proactive et coordination des rendez-vous, engagements et demandes internes et externes
• Vous apportez votre soutien dans la préparation de la correspondance, de présentations, de documents et d'autres supports destinés à la direction
• Organisation et accompagnement des séances de la direction générale et du Conseil de fondation, de la planification annuelle et de l'ordre du jour à la préparation des documents et des procès-verbaux, en passant par la documentation et le suivi des décisions
• Vous coordonnez certaines séances de direction avec des partenaires institutionnels externes
• Vous prenez en charge de manière autonome des dossiers organisationnels et administratifs et participez à des projets et activités transversaux
• Contribution au développement des processus de travail, d'information et de classement liés à la direction ainsi qu'à l'optimisation et à la numérisation de nos méthodes de travail administratives

Votre profil

• Formation initiale commerciale ou équivalente, complétée par une formation continue pertinente, idéalement en tant qu'assistant-e de direction, en management ou en gestion d'entreprise, ou d'un diplôme de niveau tertiaire assorti d'une expérience professionnelle correspondante
• Plusieurs années d'expérience dans une fonction exigeante d'assistance, d'état-major ou de coordination, idéalement auprès d'une direction générale ou d'une direction
• Expérience dans l'organisation et l'accompagnement d'organes de direction. Une expérience dans le domaine de la formation, le secteur public ou un environnement proche du monde politique constitue un atout
• Vous vous exprimez avec aisance, à l'oral comme à l'écrit, en allemand ou en français et disposez de très bonnes connaissances de l'autre langue. Vous avez également de bonnes connaissances de l'anglais ; l'italien constitue un atout
• Vous traitez en tout temps les informations confidentielles avec professionnalisme et discrétion
• Vous maîtrisez parfaitement les outils de travail numériques et avez une bonne compréhension des processus de travail numériques efficaces, de la gestion documentaire et de l'organisation de l'information
• Vous êtes disposé-e à utiliser de manière pertinente et responsable de nouveaux outils numériques, y compris des applications basées sur l'intelligence artificielle

Que vous offre Movetia?

• Un bureau moderne et agréable en plein centre-ville de Berne
• Un modèle de travail hybride avec jusqu'à deux jours de télétravail par semaine
• Des événements d'équipe réguliers
• Des contributions forfaitaires pour le téléphone portable et les transports publics
• Des pauses courtes rémunérées ainsi qu'un jour de compensation lorsque certains jours fériés variables tombent un week-end
• Les primes de risque des assurances LPP et ANP (caisse de pension et accidents non professionnels) sont intégralement prises en charge par Movetia

Nous avons éveillé votre intérêt? Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet via notre portail en ligne!

Notre spécialiste RH, Andrea Zurfluh (Écrire un email), se tient volontiers à votre disposition pour toute question.