Direktionsassistent:in 60-80%

Movetia - Austausch und Mobilität; Bern; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid-Arbeiten bis 2 Tage Home Office

Moderner Arbeitsplatz in Bern

Regelmässige Team-Events

Pauschalbeiträge Handy & ÖV

Bezahlte Kurzpausen und Ausgleichstag

Zusammenfassung

Movetia sucht eine zentrale organisatorische Drehscheibe rund um unsere Direktion. Sie arbeiten eng mit dem Direktor, dem Direktionsstab und der Geschäftsleitung und stellen sicher, dass Termine, Geschäfte und Pendenzen vorausschauend vorbereitet und zuverlässig nachverfolgt werden.

Sie übernehmen die Organisation der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats und denken mit, setzen Prioritäten und übernehmen eigenständig Koordinations- und Stabsaufgaben.

Qualifikationen

• Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in Organisation und Begleitung von Führungs- oder Leitungsgremien; Erfahrung in bildungsnahen/public Umfeld ist Vorteil
• Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch oder Französisch; gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind Plus
• Umgang mit vertraulichen Informationen ist professionell und diskret
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Verständnis für digitale Arbeitsprozesse
• Bereitschaft, neue digitale Werkzeuge – auch KI-gestützte Anwendungen – sinnvoll einzusetzen

Aufgaben

• Vorbereitung von Sitzungen, Terminen, Reisen und Veranstaltungen und Sicherstellung einer zuverlässigen Vor- und Nachbereitung
• Pendenzen, Aufträge und Fristen im Blick behalten und sicherstellen, dass nichts verloren geht
• Agenda des Direktors vorausschauend führen und interne/externe Termine koordinieren
• Unterstützung bei Korrespondenz, Präsentationen, Unterlagen und Führungsdokumenten
• Organisation und Begleitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats inklusive Jahresplanung, Traktandierung, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung
• Koordination ausgewählter Führungssitzungen mit externen Partnern
• Selbstständige Organisation von Dossiers und Mitwirkung an bereichsübergreifenden Projekten
• Entwicklung von Arbeits- und Ablageprozessen rund um die Direktion; Mitarbeit an Digitalisierung der Arbeitsweise

Kenntnisse

Kommunikation

Englischkenntnisse

Diskretion

Digitale Kompetenzen

Projektkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz/ Management oder Betriebswirtschaft

Jobbeschreibung

Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Im Auftrag von Bund und Kantonen fördern wir Austausch-, Mobilitäts- oder Kooperationsaktivitäten auf allen Bildungsstufen - in der Schweiz, in Europa und weltweit.

Unsere Vision: Alle Jugendlichen sollen während ihrer Ausbildung eine prägende Erfahrung in einer anderen Sprach- oder Kulturregion machen. Denn Austausch erweitert Perspektiven, stärkt den gesellschaftlichen Zusammenhalt - und fördert zentrale Zukunftskompetenzen wie kritisches Denken, Kreativität, Selbstständigkeit, Offenheit und interkulturelles Verständnis. So leisten wir einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Bildungsraums Schweiz - vernetzt, vielfältig und zukunftsfähig.

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du denkst voraus, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst gerne dafür, dass andere ihre Arbeit wirkungsvoll machen können? Du organisierst mit Weitsicht, kommunizierst souverän und weisst, was Priorität hat? Dann bist du bei uns genau richtig.

Deine Aufgaben

Du bist die zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe rund um unsere Direktion. Du arbeitest eng mit dem Direktor, dem Direktionsstab und der Geschäftsleitung zusammen und sorgst dafür, dass Termine, Geschäfte, Entscheide und Pendenzen vorausschauend vorbereitet und zuverlässig nachverfolgt werden. Eine wichtige Rolle übernimmst du zudem bei der Organisation der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats. Dabei bist du weit mehr als eine klassische Assistenz: Du denkst mit, setzt Prioritäten und übernimmst eigenständig Koordinations- und Stabsaufgaben.

• Vorbereitung von Sitzungen, Terminen, Reisen und Veranstaltungen und Sicherstellung einer zuverlässigen Vor- und Nachbereitung
• Du behältst Pendenzen, Aufträge und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass nichts verloren geht
• Du führst die Agenda des Direktors vorausschauend und koordinierst interne und externe Termine, Verpflichtungen und Anfragen
• Unterstützung bei Korrespondenz, Präsentationen, Unterlagen und weiteren Führungsdokumenten
• Du organisierst und begleitest die Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats - von der Jahresplanung und Traktandierung über die Sitzungsunterlagen und Protokolle bis zur Dokumentation und Nachverfolgung der Beschlüsse
• Koordination ausgewählter Führungssitzungen mit externen institutionellen Partnern
• Du übernimmst selbstständig organisatorische und administrative Dossiers und arbeitest bei bereichsübergreifenden Vorhaben und Projekten mit
• Du entwickelst Arbeits-, Informations- und Ablageprozesse rund um die Direktion weiter und bringst dich bei der Optimierung und Digitalisierung unserer administrativen Arbeitsweise ein

Dein Profil

• Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung, idealerweise als Direktionsassistent:in, in Management oder Betriebswirtschaft, oder ein tertiärer Bildungsabschluss mit entsprechender Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung oder Direktion
• Erfahrung in der Organisation und Begleitung von Führungs- oder Leitungsgremien; Erfahrung in einem bildungsnahen, öffentlichen oder politiknahen Umfeld ist von Vorteil.
• Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch oder Französisch sowie sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache. Zudem verfügst du über gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind ein Plus.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit professionell und diskret um
• Einen sehr sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und ein gutes Verständnis für effiziente digitale Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagement und Informationsorganisation
• Du bist offen dafür, neue digitale Werkzeuge - auch KI-gestützte Anwendungen - sinnvoll und verantwortungsbewusst einzusetzen

Was bietet dir Movetia?

Mehr als nur "ein Job"! Bei uns arbeitest du an Themen, die junge Menschen inspirieren. In einem Team von rund 55 motivierten Kolleginnen und Kollegen kannst du aktiv etwas bewirken. Unsere Unternehmenskultur bietet dir viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung. Zudem:

Freue dich auf ein modernes und schön eingerichtetes Büro mitten in der Stadt Bern.

Kaffee, Tee und frische Früchte stehen kostenlos in unserem Social-Hub bereit

Hybrides Arbeiten mit bis zu 2 Tagen Home Office pro Woche

Regelmässige Team-Events

Pauschalbeiträge für Handy und ÖV

Bezahlte Kurzpausen sowie ein Ausgleichstag für variable Feiertage, die auf ein Wochenende fallen

* Die Risikoprämien für die BVG- und NBU-Versicherung (Pensionskasse und Nichtbetriebsunfälle) werden vollumfänglich durch Movetia getragen

Für diese Vakanz nehmen wir keine Dossiers von Personalvermittlungen enträgen