Assistant Administratif FR/DE 50%

OK Job SA; Freiburg; On-site; CHF 30,000 - 45,000; Part time

Job summary

OK Job SA in Freiburg sucht eine administrative Assistenz FR/DE 50% im Jobsharing zur Nachfolge einer Pensionierung. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen und sind erster Ansprechpartner für Besucher und Telefon.

Sie bringen kaufmännische oder administrative Ausbildung mit, beherrschen Französisch und Deutsch fließend, gute Englischkenntnisse vorteilhaft und sichere MS-365-Kenntnisse. Ein industrielles oder internationales Umfeld ist von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische oder administrative Ausbildung.
• Erwiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Französisch: ausgezeichnetes berufliches Niveau.
• Deutsch: sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse.
• Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 / Office.
• Kenntnisse in Abacus sind ein Plus.
• Erfahrung in einem industriellen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein für Vertraulichkeit.
• Selbstständigkeit und ausgezeichnete Organisation.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Empfang von Besuchern und Empfangsdienst sicherstellen.
• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe.
• Einhalten der Empfangs- und Sicherheitsverfahren.
• Administrative Unterstützung der verschiedenen Abteilungen.
• Unterstützung bestimmter HR- und administrativer Tätigkeiten.
• Organisation von Geschäftsreisen und Dienstreisen.
• Vorbereitung und Koordination von Meetings.
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost.
• Mitarbeit bei der Nachverfolgung von Einkäufen und Rechnungsstellung.
• Ordnungsgemässe Ablage und Archivierung von Dokumenten sicherstellen.
• Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen gewährleisten.
• Mitarbeit bei der internen Kommunikation.
• Sorgfältige und zuverlässige administrative Nachverfolgung sicherstellen.

Skills

Französisch fließend

Deutsch fließend

Kundenorientierung

Organisation

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische oder administrative Ausbildung

Tools

Microsoft 365 / Office

Abacus

Job description

Sie fühlen sich in einem anspruchsvollen Umfeld wohl, lieben den menschlichen Kontakt und beherrschen Französisch und Deutsch perfekt?

Für einen unserer Kunden, eine international tätige Unternehmensgruppe im Industriesektor mit Sitz im Kanton Freiburg, suchen wir eine:n:

Es handelt sich um eine 50%-Jobsharing-Stelle im Rahmen der Nachfolge einer in den Ruhestand gehenden Mitarbeiterin.

Administrative Assistenz FR/DE 50% (M/W/D)

Ihre Aufgaben:

• Empfang von Besuchern und Empfangsdienst sicherstellen
• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe
• Einhalten der Empfangs- und Sicherheitsverfahren gewährleisten
• Administrative Unterstützung der verschiedenen Abteilungen
• Unterstützung bestimmter HR- und administrativer Tätigkeiten
• Organisation von Geschäftsreisen und Dienstreisen
• Vorbereitung und Koordination von Meetings
• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post
• Mitarbeit bei der Nachverfolgung von Einkäufen und Rechnungsstellung
• Ordnungsgemässe Ablage und Archivierung von Dokumenten sicherstellen
• Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen gewährleisten
• Mitarbeit bei der internen Kommunikation
• Sorgfältige und zuverlässige administrative Nachverfolgung sicherstellen

Ihr Profil:

• Kaufmännische oder administrative Ausbildung
• Erwiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Französisch: ausgezeichnetes berufliches Niveau
• Deutsch: sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse unerlässlich
• Deutsch wird täglich verwendet, insbesondere für einen grossen Teil der Anrufe und des Empfangs
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 / Office
• Kenntnisse in Abacus sind ein Plus
• Erfahrung in einem industriellen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit
• Hohes Verantwortungsbewusstsein für Vertraulichkeit
• Selbstständigkeit und ausgezeichnete Organisation
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung

Bedingungen:

• Beschäftigungsgrad: 50%
• Jobsharing-Stelle
• Feste Arbeitszeiten
• Kein Homeoffice
• Längerfristiger temporärer Einsatz
• Gehalt je nach Profil und Erfahrung
• Idealer Eintritt: 2. November 2026
• Spätester Eintritt: Mitte November 2026

Das erwartet Sie:

• Eine vielseitige Funktion im Herzen der Organisation
• Ein strukturiertes internationales und industrielles Umfeld
• Vielfältige Verantwortlichkeiten
• Eine Vertrauensposition, die Selbstständigkeit und Diskretion erfordert
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen