Administrative Assistenz der Institutsleitung 60 %

ZHAW Zurich University of Applied Sciences

Winterthur

Hybrid

CHF 70,000 - 100,000

Full time

29 hours ago

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Homeoffice möglich

Festanstellung in Winterthur

Job summary

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften sucht eine engagierte Assistenz- oder Koordinationsfachkraft zur Unterstützung der Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft. Sie planen Termine, Sitzungen und administrative Abläufe, organisieren Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen und erstellen Protokolle in deutscher Sprache.

Sie koordinieren Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste, fungieren als zentrale Drehscheibe und sichern den Informationsfluss zwischen

Qualifications

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
Sie organisieren und priorisieren souverän und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
Sie arbeiten gerne mit digitalen Prozessen und IT-Systemen.
Mit MS Office arbeiten Sie sicher und routiniert.
Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch.
Sie überzeugen durch Sozialkompetenz und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denken voraus und packen dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Responsibilities

Sie unterstützen die Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft.
Sie planen und koordinieren Termine, Sitzungen und administrative Abläufe.
Sie organisieren Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen.
Sie erstellen Protokolle in deutscher Sprache und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation.
Sie koordinieren Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste.
Als zentrale Drehscheibe stellen Sie den Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher.

Skills

Organisation

Koordination

Kommunikation

Projektmanagement

Reiseplanung

Education

kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sie lieben es, zu organisieren, Fäden zusammenzuführen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten? Sie arbeiten gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und fühlen sich in einer zentralen Drehscheibenfunktion wohl?Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Departement: Gesundheit

Arbeitsbeginn: Per sofort oder nach Vereinbarung

Möglichkeit für Homeoffice ist gegeben

Aufgaben

Sie unterstützen die Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft.
Sie planen und koordinieren Termine, Sitzungen und administrative Abläufe.
Sie organisieren Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen.
Sie erstellen Protokolle in deutscher Sprache und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation.
Sie koordinieren Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste.
Als zentrale Drehscheibe stellen Sie den Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher.

Profil

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
Sie organisieren und priorisieren souverän und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
Sie arbeiten gerne mit digitalen Prozessen und IT-Systemen.
Mit MS Office arbeiten Sie sicher und routiniert.
Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch.
Sie überzeugen durch Sozialkompetenz und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denken voraus und packen dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Das Departement Gesundheit der ZHAW ist eines der grössten und renommiertesten Zentren im deutschsprachigen Raum für Aus- und Weiterbildung in Gesundheitsberufen. Über 2'000 Studierende und 300 Mitarbeitende studieren, arbeiten und forschen im modernen Campus in Winterthur.

Im Institut für Ergotherapie bilden wir Ergotherapeut:innen aus und weiter und forschen mit dem Ziel, Menschen mit Einschränkungen in ihrem Alltag zu unterstützen und ihre Teilhabe an der Gesellschaft zu fördern.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

What you can expect

Benefits

We offer working conditions and terms of employment commensurate with higher education institutions and actively promote personal development for staff in leadership and non-leadership positions. A detailed description of advantages and benefits can be found at Working at the ZHAW. The main points are listed below: