Administrative Assistenz der Institutsleitung 60 %

ZHAW - Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften; Winterthur; Hybrid; CHF 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften sucht am Departement Gesundheit eine administrative Drehscheibenperson. Sie unterstützt die Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft, plant Termine, koordiniert Meetings und organisiert interne Veranstaltungen.

Sie erstellen Protokolle auf Deutsch, koordinieren Reisebuchungen und sichern den Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in Assistenz oder Koordination.
• Souveränes Organisieren und Priorisieren auch in hektischen Situationen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Prozessen und IT-Systemen.
• Sichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse; hohe Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft unterstützen.
• Termine, Sitzungen und administrative Abläufe planen und koordinieren.
• Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen organisieren.
• Protokolle in deutscher Sprache erstellen und dokumentieren.
• Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste koordinieren.
• Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicherstellen.

Skills

Organisation

Koordination

MS Office

Englisch

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sie lieben es, zu organisieren, Fäden zusammenzuführen und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten? Sie arbeiten gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und fühlen sich in einer zentralen Drehscheibenfunktion wohl? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Departement:

Gesundheit

Arbeitsbeginn:

Per sofort oder nach Vereinbarung Möglichkeit für Homeoffice ist gegeben

Aufgaben

• Sie unterstützen die Institutsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Sie planen und koordinieren Termine, Sitzungen und administrative Abläufe.
• Sie organisieren Projekttreffen, Kongresse und interne Veranstaltungen.
• Sie erstellen Protokolle in deutscher Sprache und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation.
• Sie koordinieren Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste.
• Als zentrale Drehscheibe stellen Sie den Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Sie organisieren und priorisieren souverän und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Sie arbeiten gerne mit digitalen Prozessen und IT-Systemen.
• Mit MS Office arbeiten Sie sicher und routiniert.
• Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch.
• Sie überzeugen durch Sozialkompetenz und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denken voraus und packen dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Das Departement Gesundheit der ZHAW ist eines der grössten und renommiertesten Zentren im deutschsprachigen Raum für Aus- und Weiterbildung in Gesundheitsberufen. Über 2'000 Studierende und 300 Mitarbeitende studieren, arbeiten und forschen im modernen Campus in Winterthur. Im Institut für Ergotherapie bilden wir Ergotherapeut:innen aus und weiter und forschen mit dem Ziel, Menschen mit Einschränkungen in ihrem Alltag zu unterstützen und ihre Teilhabe an der Gesellschaft zu fördern. Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

Das bieten wir an

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Kontakt

Prof. Christiane Mentrup Leitung Institut für Ergotherapie

[phone]

Yeliz Develioglu Recruiting Manager