Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)

ETH Zurich; Zürich; Presencial; CHF 85 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

ETH Zürich sucht eine organisationstarke Persönlichkeit als Executive Assistant, die den administrativen Rahmen der Gruppe gestaltet. Sie betreut Budgets, koordiniert Personalprozesse und sorgt für reibungslose Meetings sowie Dienstreisen.

Zu den Aufgaben gehören Finanz- und Beschaffungsprozesse, Reporting, Reisekostenrückerstattungen und die Ansprechpartnerfunktion für Teammitglieder, Gäste und Partner. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualificações

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld.
• Erfahrung als Executive Assistant wünschenswert.
• Versierter Umgang mit Finanz- und Planungstools; SAP von Vorteil.
• Umfangreiche MS Office Kenntnisse, insbesondere Outlook und Teams.
• Kenntnisse von KI-Tools/Co-Pilot sind von Vorteil.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise; starkes Organisationstalent.
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für Teamatmosphäre.

Responsabilidades

• Administrative Abläufe der Gruppe gestalten; Budgets im Blick behalten.
• Personalprozesse koordinieren und Meetings sowie Dienstreisen organisieren.
• Finanzen, Beschaffungen, Reporting, Reisekostenrückerstattungen verwalten.
• Optional: Führung der Agenda der Professur.

Conhecimentos

Organisationskompetenz

Kommunikation

Teamarbeit

Selbstständigkeit

Deutsch-Englisch Kommunikation

Formação académica

Kaufmännische Ausbildung

Ferramentas

SAP

MS Office

Descrição da oferta de emprego

Produziere den Rückenwind für die Forschung von morgen!

Seit sechs Jahren wächst unsere Professur rasant – heute bilden ca. 25 Kolleginnen und Kollegen ein offenes, ideenreiches Team. Im Advanced Manufacturing Lab verbinden wir Pioniergeist mit modernster Infrastruktur und arbeiten an den technologischen Grundlagen einer modernen, nachhaltigen Industrie. Wir entwickeln neuartige Fertigungsverfahren, erforschen innovative Materialien und schaffen intelligente Robotiklösungen für die Produktion von morgen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit praxisnahen Technologien, die neue Möglichkeiten für die industrielle Fertigung eröffnen.

Zur Verstärkung unseres dynamischen Umfelds suchen wir dich – eine organisationstalentierte Persönlichkeit, die mit Herzblut den administrativen Rahmen schafft, in dem exzellente Forschung gedeiht.

Diese Stelle eignet sich auch im Jobsharing. Vorgesehenes Startdatum ist der 1. Februar oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen.

Finanzen:

• Budgetierung, Controlling und Beschaffungen
• Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten
• Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen

People & Culture:

• Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner
• Personaladministration inklusive Budgetplanung

Organisation:

• Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement
• Optional: Führung der Agenda der Professur

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld
• Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistantwürde deine Arbeit erleichtern
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAPvon Vorteil)
• VersierteErfahrung mit denMicrosoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Teams
• Versierte Nutzung von KI Tools / Co-Pilot
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Lösungsorientiertes Denken, Liebe zum Detail und dennoch den Überblick behalten
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für eine positive Teamatmosphäre

Wir bieten

• Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Learning & Development dank breitem Weiterbildungsangebot der ETH Zürich
• Flexibilität durch gleitende Arbeitszeiten und moderne Büros im Technopark Zürich (Kreis 5)
• Dein Beruf mit Wirkung: WerdeTeil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwarten dichzahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspirieren. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.